Вижу цель, начинаю движение

Как вы узнаете, что вы дошли, если вы не знаете, куда вы идете?

Древняя китайская пословица

Как быстро пролетел год! Казалось бы, только что отзвенели новогодние куранты и мы еще слышим поздравления с наступившим 2013‑м, а уже пора с ним прощаться. Обычно перед Новым годом мы оглядываемся назад и оцениваем, как он прошел — что удалось, а что нет, каких результатов мы добились, а что не получилось. Был лиnbsp;успешным этот год для вас? Добилась ли ваша аптека хороших результатов? Какие изменения произошли в вашей жизни и жизни ваших сотрудников?

Если вы разочарованы, что не смогли добиться всего намеченного, или думаете, чтоnbsp;время прошло впустую, давайте вместе разберемся: как поставить цели так, чтобы, подводя итоги следующего года, вы испытали радость от достигнутых результатов.

Зачем руководителю «прицеливаться»?

Постановка цели — это первый и самый важный шаг в любом деле. Цель — это завершение, окончательный результат того, на что направлены все усилия и стремления. Постановка целей должна выражаться в виде четких формулировок наших интересов и потребностей, это помогает сориентировать действия и поступки на их выполнение. Это ответ на вопросы: «Чего вы хотите?» и «Куда вы стремитесь?».

К сожалению, в большинстве случаев руководители даже самых высших рангов не могут четко озвучить не только свои долгосрочные цели, но и цели на ближайший год. Мнение многих заведующих такое: «Как можно что‑то планировать, когда неизвестно, что произойдет с нами завтра?». Или «Мы и без того загружены: заявка, документация, медпреды, ответы на звонки...», а то и «Нам недостаточно платят, чтобы еще и планированием заниматься». Мой ответ на такие высказывания звучит так: «А кто, как не руководитель аптеки, должен определять направление деятельности?».

Цели необходимо ставить для того, чтобы знать, в каком направлении двигаться, анализировать, что уже сделано, корректировать задачи и при достижении ставить новые. Правильно поставленные цели — мощный источник мотивации. Даже самый грамотный способ работы безнадежен, если заведующая аптекой заранее четко не обозначила для себя то, к чему она стремится, и не поставила цели перед своими сотрудниками.

«Умное» правило

Как правильно ставить цели? При решении этой задачи полезно применять эффективное правило СМАРТ:

Цель должна быть конкретной и ориентированной на один результат. Если нужно достигнуть несколько результатов, должно быть определено несколько целей.

Цель должна быть измеримой и представляться в количественном выражении. Например, управление сотрудниками компании может быть оценено по таким показателям, как количество опозданий, текучесть кадров. Эффективность работы с клиентами может быть измерена по количеству жалоб, «потерянных» клиентов, по результатам проведения программы «Тайный покупатель».

Цель должна быть приемлемой и достижимой. Планка может быть чуть выше, но не высоко в поднебесье, иначе падать будет больно и обидно. Когда цель не достигнута, естественная реакция человека — разочарование, неверие в себя и свои силы. Чтобы избежать стрессовой ситуации, очень важно соблюдать это правило.

Цель должна быть также реальной, соотнесенной со стратегией, целями и интересами сети (аптеки), ориентированной на результат. Успешное достижение цели должно быть значимо для компании и должно двигать ее вперед.

Необходимо четко определить точные сроки достижения цели. С одной стороны, сроки должны быть реалистичны, с другой стороны, сжаты, для того чтобы максимально использовать как свои резервы, так и ресурсы персонала. Как правило, в бизнес-планах ставят цели на один год, в личной жизни можно поставить более долгосрочные цели — на 5 и 10 лет.

Давайте посмотрим, как применять это правило, на конкретном примере. Допустим, чтобы выполнить план по продажам, вы ставите цель: «Увеличить сумму среднего чека». Звучит довольно абстрактно, не правда ли? Возможно ли преобразовать ее в выполнимую и достижимую? Какие элементы для достижения цели отсутствуют?

Поступательное движение к цели

Кроме «Правила SMART» существует еще несколько полезных правил постановки цели, помогающих облегчить путь к достижению результата:

1. Цели должны быть обязательно записаны вами на бумаге, стенде или доске. Это очень важное правило, которое используют все успешные и целеустремленные люди. Наши мысли являются неясными, расплывчатыми, нечеткими до тех пор, пока мы не излагаем их на бумаге. Когда вы прописываете на бумаге цели, вам легче проследить за их выполнением. От планов, намеченных в голове, обычно без труда отказываются, если возникают препятствия при их выполнении.
2. Найдите возможность постоянно видеть прописанную цель перед глазами. Это будет дополнительным стимулом и постоянным напоминанием вам и вашим сотрудникам о том, чего необходимо достичь. Обязательно найдите возможность расположить эту надпись в том месте, где ее сможете увидеть только вы и ваши сотрудники (на информационной доске в вашем кабинете или комнате отдыха, если она у вас имеется).
3. Обязательно донесите ваши планы и цели компании до подчиненных. Часто я слышу жалобы сотрудников аптек: «С таким трудом выполнили план по продажам и маркетингу, так нам его снова повысили». Чаще всего бывает так, что планы спускаются без всякого объяснения и обоснования. Информированость и понимание, чего хочет руководство компании, служит важным стимулом для достижения целей. Я знаю владелицу сети аптек, которая сама проехала по аптекам и объяснила в каждом коллективе, что она была вынуждена поставить высокие цели по продажам для того, чтобы выжить в конкуретной борьбе и не закрыться.
4. Объясните своим подчиненным, что конкретно получат они или аптека в результате выполнения поставленной цели. Если в результате выполнения плана по продажам повысится их зарплата — то насколько? Если аптека выполнит или перевыполнит план, то как это отразится на сотрудниках? Будут ли они премированы и как (материально или морально)?
5. Не забудьте отпраздновать достижение цели со своими коллегами!

Секрет Бенджамина Франклина

Американский президент Бенджамин Франклин был еще и известным ученым, изобретателем, писателем, философом. Он разработал уникальную систему управления временем. Она базируется на том, что глобальная жизненная цель достигается посредством выполнения более мелких целей, выполняемых каждый день. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс ее применения — как процесс строительства этой пирамиды:

1. Сначала человек укладывает массивное основание пирамиды, или определяет свои жизненные ценности, служащие опорой для всех остальных этажей. Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого — благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего — слава и высокий социальный статус. Для четвертого — власть. Цель может быть такой: «Я хочу иметь власть и высокий социальный статус».
2. Следующий этап — построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Для этого необходимо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка. Например, если кто‑то считает, что для него наиболее важны власть и высокий социальный статус, он может поставить следующую цель: «Я хочу стать генеральным директором сети аптек».
3. Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план — что по большому счету необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, цель может звучать таким образом: «Для того чтобы стать генеральным директором компании, надо быть хорошим специалистом, получить бизнес-образование, иметь богатый опыт работы с людьми и на руководящей должности».
4. Четвёртый этаж пирамиды — 4—5‑летний промежуточный план. В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели. Допустим: «Я стану генеральным директором компании через 5 лет упорной работы».
5. Пятый этаж — краткосрочный план. Следует составить его на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней. «Через два месяца прочитать две книги по маркетингу, пройти тренинг по управлению коллективом».
6. Наконец, шестой этаж пирамиды — это план на день. Составляется он на основе краткосрочного плана — малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи. «Сегодня, 17 октября, посоветоваться со специалистом в области маркетинга по поводу выбора книги. Купить книгу».

Всё идет по плану

Один из самых результативных способов добиться цели — планирование. Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Чем лучше руководитель составит план своей деятельности, тем более продуктивно пройдет его рабочий день и будет организована работа организации.

К сожалению, в действительности у многих заведующих нет не только планов на день или неделю, но даже ежедневников. Одни руководители говорят: «У меня всё в голове», другие: «Я не люблю писанину». Но реальность такова, что всё помнить невозможно: в суете дня легко можно забыть сделать важные дела.

«Как день сложится, таким и будет» — следование такой политике приводит к тому, что не вы управляете своей жизнью, а дела и обстоятельства контролируют вас. Получается, что вы не свободный человек. Устраивает ли вас такое положение дел?

«Я перестала планировать, так как всё равно мои планы не осуществляются». Какие‑то планы действительно могут не осуществиться, и это абсолютно нормальная ситуация. Жизнь подбрасывает удивительные, неожиданные, а порой и неприятные сюрпризы, которые мы не в состоянии спрогнозировать. Поэтому планы нуждаются в периодическом анализе и корректировке.

«Мне сложно дается планирование времени, потому что я от природы неорганизованный человек». Никто не рождается с умениями и навыками организации себя и своего времени, они отрабатываются на практике. Хорошая новость: этому можно научиться в любом возрасте. От вас потребуется только готовность пойти на перемены в своей жизни, знания, большая работа над собой, целеустремленность и самодисциплина.

Нежелание некоторых руководителей заниматься планированием связано и с такой установкой: «Я убеждена, что планирование времени лишает жизнь элементов непредсказуемости и делает ее рутинной, скучной и пресной». Представьте себе, что каждый ваш день превратится в непредсказуемый. Будет ли ваша работа продуктивной? Как будут относиться к вам и вашей хаотичной деятельности подчиненные? Грамотно составленный план оставляет достаточно (до 40%) времени для непредвиденных обстоятельств, которые неизбежны в жизни каждого.

На самом деле при лучшей организации своего времени вы предоставите себе еще больше свободы действий. Например, вы запланировали семейный ужин, а после совместный поход в театр. Но перед уходом домой вам напоминают, что нужно закончить отчет, о котором вы забыли. В результате вы не только не уходите раньше, а еще и задерживаетесь после работы и опаздываете в театр. Если бы сдача отчета была у вас заранее запланирована и определена как приоритетная задача, то вы, несомненно, сдали бы его в срок и избавили себя и ваших близких от отрицательных эмоций и негативных чувств. Как правильно составить план действий для достижения цели расскажем далее.

Как составить эффективный план

Существуют определенные правила планирования, применяя которые, можно достичь больших успехов в достижении целей и организации и управлении своим временем. Начать можно с выработки навыка составления плана на каждый день. Первое время для этого вам потребуется около часа, затем вы сможете это делать за 10 минут. Выберите спокойное время, лучше в конце рабочего дня или после него, откройте ежедневник, сосредоточьтесь, вспомните всё, что вы сделали и не сделали за предыдущий день и что вам необходимо осуществить за следующий.

План должен быть:

• В письменном виде. Письменный план помогает проконтролировать, что уже сделано, а что нет, расставить приоритеты, разгрузить память и мотивировать к работе.
• Реалистичным. План дня должен содержать лишь то, что вы можете сделать. Чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
• Четким по времени. Предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает: на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если вы, например, запланировали на составление заявки один час, то и будете составлять ее в течение часа, хотя могли бы сделать это намного быстрее.
• Фиксированным. Отмечайте в плане результаты, а не просто какие‑либо действия. Например, вместо «Поговорить с Петровой» лучше «Провести беседу с Петровой о жалобе покупателя», а запись «Встретиться с заместителем» можно перефразировать так: «Согласовать с заместителем план обучения сотрудников на месяц».
• Точным по срокам. Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Вместо цели «Проанализировать конкурентов» лучше записать: «В течение одного месяца составить сводную таблицу по анализу конкурентов, сделать выводы и обсудить результы с генеральным директором. Срок выполнения — 27 ноября». Таким образом вы приучаете себя к самодисциплине и самоконтролю. Избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел.

Алгоритм составления плана:

• Проверьте перед началом дня, все ли цели предыдущего дня выполнены. Если нет, поставьте их в план.
• Определите приоритеты. Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают большую часть вашего драгоценного времени.
• Устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно делегировать.
• Не планируйте свою деятельность больше чем на 60 %, так как в течение дня вам придется заниматься и незапланированными делами.
• Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел.
• Группируйте дела по видам и направленности (телефонные звонки, ответы по электронной почте, встречи с медпредставителями).
• Составляйте план до начала работы, а лучше всего вечером уходящего дня. По пути домой и по пути на работу утром ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
• Отмечайте выполнение плана.

• План на день, скорее всего, будет изменен вами несколько раз в течение дня.
• Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
• Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости — корректироваться) не реже одного раза в четыре-шесть месяцев.
• Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами глобальную цель (привлекает ли она вас по‑прежнему? Не хотите ли вы внести какие‑то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить записанные вами жизненные ценности.

Шпаргалка для руководителя при обдумывании плана:

На чем я должна сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Какая задача на этой неделе самая важная и требующая наибольших затрат времени?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Какую рутинную работу (бумажная работа, телефонные разговоры, совещания и т. п.) я должна выполнить?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Какие события могут быть предусмотрены?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

60% плана — запланированная деятельность

40% — резерв на непредвиденные дела и неожиданные обстоятельства

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь», — сказал известный специалист по тайм-менеджменту Алан Лейкен. Так давайте в 2014 году постараемся держать свою жизнь под собственным контролем, не позволяя ненужным делам и лишним людям помешать осуществлению того, что вы спланировали и наметили!