Маркировка: основные действия аптеки в системе

11 августа на нашем сайте состоялся вебинар, посвященный порядку действий работников аптек при работе с Государственной информационной системой маркировки движения лекарственных препаратов (ГИС МДЛП). О том, что необходимо для соблюдения законодательства и как именно нужно передавать данные в систему маркировки, рассказал представитель оператора системы маркировки компании «ЦРПТ» Дмитрий Кононов. Для тех, кто по каким‑либо причинам не смог принять участие в трансляции, мы публикуем краткое содержание вебинара, а также ответы на вопросы зрителей, заданные в прямом эфире.

Нормативные документы

Основной документ, который содержит все требования по маркировке, — это Постановление Правительства РФ № 1556. Не так давно в него были внесены изменения. Следует перечислить самые важные: теперь в систему нужно вносить данные в течение одного рабочего дня, а не пяти, как это было раньше. Сделано это для того, чтобы было удобнее получать оперативные ответы от поставщика. Т. е. при обратном акцепте аптеке не надо будет 5 дней ждать ответа от поставщика, чтобы начать работать с уже принятым товаром.

Обратите внимание, что дни рабочие. Их отсчет начинается на следующий день после получения лекарственных препаратов. Иными словам, если ЛС в аптеку привезли в пятницу вечером, то следующий рабочий день понедельник — значит, в течение этого дня (до вторника) все сведения должны быть в системе.

Еще одно важное изменение — корректировка формата взаимодействия информационных систем участников с МДЛП производится не чаще 1 раза в 180 дней. Это значит, что на законодательном уровне закреплено, что нельзя вносить в API системы маркировки изменения в течение полугода. Следовательно, если аптека настроила всё свое оборудование, то ей не придется проводить какую‑то переналадку или апгрейд каждую неделю или каждый месяц. 180 дней — довольно большой промежуток.

Регистрация в системе

Работа с системой ГИС МДЛП начинается с регистрации. Для этого нужен УКЭП. С его помощью руководитель организации в личном кабинете системы «Честный знак» регистрирует свою организацию. После этого он может там же добавить сотрудников, ответственных за работу с ГИС МДЛП, и дать им права на внесение информации в систему.

Следующий шаг — проверка актуальности программного обеспечения кассового оборудования. Это нужно, чтобы при отпуске через кассу данные направлялись автоматически. После этого необходимо проверить работу 2D-сканера для интеграции со своей товароучетной системой, которая будет передавать данные в ГИС МДЛП.

Если вы осуществляете отпуск бесплатно или со льготой, то необходимо еще подать заявку на получение регистратора выбытия. Подробнее о том, нужен ли вашей аптеке регистратор выбытия, читайте в нашем материале. И последний шаг — это доработка программного обеспечения, если это необходимо.

Прослеживаемость лекарств

Следует пояснить, как именно происходит отслеживание пути лекарственных препаратов. Производитель наносит на упаковку код DataMatrix. Таким образом он гарантирует уникальность упаковки и, соответственно, уникальность ЛС. Далее сведения о коде лекарственного препарата передаются в ГИС Маркировка.

Производитель, наравне с другими участниками системы, передает в нее данные об отгрузке или приемке товара. Он отгружает свои ЛС дистрибьютору, а тот уже вносит в систему свою часть информации о поступивших лекарствах. После этого он отгружает их в аптеку или медицинскую организацию. Далее уже аптека или больница фиксируют выбытие или продажу ЛС.

Что вообще такое код DataMatrix? Он очень похож на QR-код, но значительно отличается от него. Подробные отличия описаны на иллюстрации:

GTIN — это «зашифрованное» наименование лекарственного препарата. В нем указаны название ЛС, лекарственная форма и дозировка. Индивидуальный серийный номер торговой единицы — это дополнение с информацией о серии. Эти два параметра объединяются в один код, называемый SGTIN. Именно он отправляется в систему ГИС МДЛП для отслеживания препаратов в товаропроводящей цепи.

Далее идут ключ проверки и значение кода проверки, которые отвечают за уникальность самого кода DataMatrix и гарантируют, что он не поддельный.

Следующий тип кодов, с которыми можно столкнуться при работе с системой маркировки, это код SSCC — серийный код транспортной упаковки (агрегирующий код). Другими словами, код групповой упаковки, или «код коробки» в которой объединено несколько препаратов при транспортировке. Визуально он представляет собой линейный штриховой код длиной 18 знаков. При этом он всегда начинается с «00». Если вам приходит упаковка с SSCC, то приемку нужно осуществлять по групповой упаковке.

Документы для работы в системе

Оператор системы регулярно старается публиковать более легкие для восприятия инструкции, чем официальные документы. Можно выделить четыре типа таких документов, доступных на сайте «Честный знак»:

• Методические рекомендации по работе с маркированными лекарствами — инструкции по работе с системой.
• Паспорта процессов — описание всех действий при обращении лекарственных препаратов.
• Руководство пользователя ЛК субъекта обращения лекарственных препаратов — инструкция по заполнению информации в личном кабинете.
• Описание схем передачи данных (версия 1.35) — это уже более технические данные, необходимые разработчикам для интеграции программного обеспечения.

Кроме этого, на сайте есть раздел «Обучающий центр», где даны краткие, но подробные видеоинструкции по основным направлениям работы с системой ГИС Маркировка.

Регистрация сведений в системе МДЛП: прямой порядок (прямой акцепт)

Перейдем к работе в системе и к первому действию — получению товара по прямому акцепту. В этом случае у нас есть грузоотправитель и грузополучатель. Грузоотправитель при прямом порядке формирует условную «коробку» с лекарственными препаратами. Также именно грузоотправитель формирует начальный документ сведений об отгрузке (схема 415). Отправив этот документ, грузоотправитель передает лекарственные препараты в сторону грузополучателя.

Далее система формирует уведомление об отгрузке со склада отправителя. С этого момента грузополучатель знает, что ему должен прийти товар от отправителя по прямому акцепту. Затем по приходе товара у грузополучателя есть один рабочий день для формирования сведений об отгрузке (схема 701). Для этого нужно просканировать групповые коды SSCC, если лекарства пришли в групповой упаковке. Если нет, то необходимо просканировать каждую упаковку.

Затем система формирует уведомление о получении товара. Таким образом, лекарства, образно выражаясь, «встают на баланс аптеки». После этого ими уже можно распоряжаться по своему усмотрению — перемещать между своими организациями, отпускать, продавать и так далее. Таким образом, прямой порядок — от грузоотправителя получателю.

Регистрация сведений в системе МДЛП: обратный порядок (обратный акцепт)

При таком варианте поставок грузоотправитель формирует товар для аптеки и отправляет его, не передавая при этом данные в систему МДЛП. Товар приходит в аптеку, и с этого момента, всё так же в течение одного рабочего дня, нужно сформировать сведения о приемке ЛС (схема 416).

Для этого также необходимо просканировать коды — групповые или у каждой упаковки. Затем грузоотправитель уже получает уведомление, что его товар принят на склад. Он, в свою очередь, смотрит на полученные коды и проверяет по своей накладной. Если всё в порядке, то он отправляет в систему акцепт о приемке, который превращается в уведомление о подтверждении приемки товара. После этого лекарства становятся собственностью аптечной организации.

Регистрация сведений в системе: перемещение

Такой вид сведений в первую очередь касается аптечных сетей. Перемещения лекарственных препаратов между собственными местами осуществления деятельности описаны на схеме 431. При этом подтверждения от получателя не требуется, поскольку перемещение происходит между вашими зарегистрированными местами деятельности.

Выбытие в розницу или льготный отпуск

После приемки или перемещения ЛС можно осуществить выбытие лекарств. Если это не льготный отпуск, то понадобится только оператор фискальных данных. Сканирование упаковки автоматически формирует необходимые сведения о выбытии, которые передаются в систему. Поэтому обязательно проверьте актуальную версию программного обеспечения и прошивки кассового аппарата.

Льготный отпуск происходит через регистратор выбытия — именно им надо сканировать код DataMatrix.

Выбытие для медицинского применения

Процесс отпуска препарата в больничной аптеке можно описать следующей схемой:

Это основные процессы, с которыми может столкнуться аптека в своей повседневной деятельности.

При возникновении каких‑либо трудностей пишите в Службу технической поддержки по адресу [email protected] или звоните по телефону 8 800 222 15 23, описывая во всех подробностях вашу проблему. Каждому обращению присваивается свой уникальный номер, и оно в обязательном порядке будет рассмотрено специалистами.

Ответы на вопросы зрителей вебинара:

В аптечном пункте автономная касса. Как нужно передавать сведения в систему МДЛП о продаже?

Любая автономная касса может передавать накопленные данные при наличии интернета. Если такой возможности нет, то сведения о розничной продаже могут быть переданы через схему 511.

Как быть, если образовался пересорт маркированного товара?

От этого никто не застрахован. Наиболее эффективное средство борьбы с этим — прямой акцепт. Тогда можно не подтверждать прием «лишних препаратов». Также можно написать в Службу технической поддержки.

Нужно ли наносить внутренний штрихкод аптеки на маркированный товар?

Если ваша система обучена работать с DataMatrix, то можно не наносить. Если ваша система так устроена, что наличие внутреннего кода необходимо, то это не запрещается. Единственный момент, что ваш код никаким образом не должен мешать считыванию DataMatrix.

Почему нужно обязательно ходить и ловить спутники ГЛОНАСС?

Синхронизация регистраторов выбытия с системой ГЛОНАСС нужна для того, чтобы регистрировать место совершения действия и, самое главное, время совершения действия. Таким образом, эту информацию нельзя подделать, и она всегда будет корректна. Если качество соединения по каким‑то причинам оставляет желать лучшего, то можно написать в Службу технической поддержки. Возможно, вам следует подобрать более оптимальный вариант регистратора.

Ошибка «КИЗ»: некорректное состояние. Не можем промаркировать товар. Что делать?

С таким вопросом следует обратиться в Службу технической поддержки, с указанием вашей организации и SGTIN, с которым возникает ошибка. Причин может быть несколько. Для этого нужно полное описание процесса, который вы выполняете.

Как проверить актуальность кассового ПО?

В первую очередь — узнать у поставщика ПО. Кроме этого, на сайте «Честный знак» есть список поставщиков, программное обеспечение которых уже прошло проверку на совместимость с ГИС МДЛП.

Проблема с ответом от поставщика по прямому акцепту!

В первую очередь нужно связаться с поставщиком и узнать о причинах задержки. Если же связи нет, то нужно написать в Службу технической поддержки — все проблемы решаемы.

Как передавать данные аптекам, которые работают в автономном режиме?

Если ваша местность отнесена к местам, отдаленным от сетей связи, то в этом случае информацию о выведении ЛС из оборота может осуществлять головная организация. Если же интернет есть, но плохой, то все‑таки придется искать возможности работать онлайн.

Льготный рецепт — при использовании регистратора выбытия документ создается на каждый льготный препарат?

При отпуске по льготе с помощью регистратора выбытия вы получаете рецепт на руки, вводите в регистратор номер рецепта и по этому рецепту выводите все препараты, указанные в рецепте.

Поставщики присылают товар, а мы распределяем его по подведомственной сети. Эти места деятельности надо регистрировать в системе?

Конечно, надо.

Есть ли инструкции по ревизии маркированного товара?

Да, они есть в методических рекомендациях (см. выше).

Кто, кроме получателя, знает день прихода товара?

Логистическая компания, получатель, отправитель и другие участники товаропроводящей цепи.

Если ИП решил стать юридическим лицом, то как быть с товаром, который зарегистрирован на ИП?

Следует начать с того, что все изменения вносятся в лицензию. Вариантов смены типа организации может быть много. Напишите о своем случае в Службу технической поддержки, и вам подскажут алгоритм действий. Что касается ЛС, то они будут «привязаны» к новой лицензии.

Как оформлять в системе отпуск по безналу для организаций?

Для этого у вас должна быть лицензия на оптовую торговлю. Если у вас такая лицензия есть, то нужно оформить как перемещение ЛС в другую организацию — схемы 415 и 416, о которых уже говорилось ранее.

Как быть, если в товаре привезли пересорт или ненадлежащее качество?

Товар ненадлежащего качества можно не принимать — вы не указываете его в документах и осуществляете возврат — схема 252 «Отказ от приемки товара». А сам вопрос по качеству товара нужно урегулировать с поставщиком.

Как быть с недовозом или браком?

Как и в предыдущем случае, нужно формировать отказ от приемки товара.

Если поставщик не подтвердит получение одной позиции — вся накладная «повиснет»?

Если поставщик подтверждает приемку всей групповой упаковки, то, к сожалению, да. Если приемка проводилась по отдельным позициям — то можно будет подтвердить все остальные.

Как оформить списание товара?

Для этого есть специальная схема, указанная в методических рекомендациях.

При прямом акцепте поставщик выбрал неправильное место деятельности. Что делать получателю?

Можно отказаться от приемки и попросить поставщика исправить документ, указав верный идентификатор места. Это нужно сделать на этапе получения уведомления о направлении товара.

Что такое «реестр ожиданий»?

Это специальный инструмент ГИС МДПЛ, который фиксирует документы на выбытие и при отсутствии документов предыдущего порядка (например, приемки этого товара) помещает его в специальный реестр. Там эти данные ожидают получения информации о всей товаропроводящей цепи.

Читайте больше полезного о маркировке лекарственных препаратов в специальной рубрике на нашем сайте.