О «Маркировке» из первых рук: приемка и отпуск товара в аптеке

16 октября на сайте «Катрен-Стиль» состоялся вебинар на тему «Автоматизированное рабочее место в аптеке («Маркировка»): приемка и отпуск ЛС», запись которого можно посмотреть здесь. Для тех, кто по каким‑то причинам не успел принять участие в трансляции и не имеет возможности тратить время на просмотр видео, мы представляем краткое содержание самых важных моментов вебинара по правилам приемки товара в аптеке в системе МДЛП. Обязательная маркировка лекарственных препаратов стартует 1 января. В системе маркировки нужно регистрироваться уже сейчас, потому что реализация ЛС без внесения данных в базу МДЛП с Нового года станет нелегальной. Также маркировка скоро станет лицензионным требованием для аптек и производителей лекарств. Координатор проекта по регистрации выбытия Оператора «ЦРПТ» Анатолий Свечин рассказал читателям онлайн-журнала «Катрен-Стиль» о том, как работает система МДЛП, и ответил на ряд их вопросов.

Основные принципы регистрации действий с ЛС в системе

Сейчас в системе МДЛП присутствует в общей сложности 69 различных видов документов. 46 из них участники отправляют в систему, а получают только 23. При этом только три документа отправляются с помощью специальных устройств — касс и регистраторов выбытия. Вся остальная информация заносится в систему с помощью квалифицированной подписи. Это первый основной момент: организации нужна электронная квалифицированная подпись, хотя бы для того, чтобы зарегистрироваться в системе.

Существует 2 способа внесения информации о принятом товаре в систему МДЛП — программный и аппаратный.

Программный способ — это оформление документов на поступивший товар в аптеку через личный кабинет, который представляет собой простой сайт, в котором можно работать через браузер или интерфейс установленного в аптеке программного обеспечения, например, того, при помощи которого ведется весь учет ЛС (правда, его нужно будет доработать).

Аппаратный способ — это кассовая техника и регистратор выбытия. Стоит отметить, что никаких новых сканеров для приемки товара покупать не нужно. Только доработать программное обеспечение кассовой техники.

Приемка товара в аптеке

Начнем с правил приема лекарственных средств. Отгрузки могут проходить по прямому или обратному акцепту. Акцепт — это ответ о принятии оферты.

Отгрузка по прямому акцепту выполняется так: поставщик собирает заказ и отправляет в систему сообщение с полным перечнем того, что он отправил. Это могут быть агрегационные коды производителя или же коды, сгенерированные самим поставщиком. Т. е. в системе можно указать не полный перечень вторичных упаковок, а один код на весь заказ. Или несколько, в зависимости от объема.

Затем получателю приходит уведомление, что ему отгружен товар. Из уведомления копируются коды и отправляются в систему — это сигнал того, что товар принят. На схеме красным указаны коды номеров сообщения о приеме товара на складе аптеки или отправке.

После проверки товара аптеке нужно просканировать все упаковки и сравнить их со списком кодов, которые были получены от поставщика. Таким образом вы убедитесь, что вам доставлено именно то, что вы заказывали, и именно то, что отправил поставщик. Если что‑то не совпадает, то вы вправе отказаться от приемки такого товара и оформить возврат.

Нюансы приемки и проверки кодов маркировки нужно прописать с поставщиком лекарственных средств. Чтобы у вас было юридическое право вернуть товар, а у поставщика было юридическое право его принять, если при сравнении кодов маркировки вышли какие‑то неточности. Прямой акцепт защищает от пересортицы, потому что товар проверяется дважды: на стороне отправителя и на стороне получателя.

На иллюстрации ниже показано, как такие данные выглядят в «голом виде» в системе.

«Чтобы такие тексты не писать самому, как раз и нужно доработать программное обеспечение, где вы ведете учет поступления товаров в аптеку. Оно будет преобразовывать ваши данные в этот формат и отправлять их в систему МДЛП. По закону, если вы подписываете какой‑то текст электронной подписью, то программа должна дать вам возможность ознакомиться с этим текстом. Поэтому здесь и приведена такая сложная на первый взгляд таблица. Чтобы вы не пугались и знали, как это выглядит», — рассказал Анатолий Свечин.

Личный кабинет

По словам представителя «ЦРПТ», найти все сопроводительные документы на лекарственные препараты на адрес аптеки очень просто. Нужно зайти в реестр документов, выбрать «Входящие» и нажать «фильтр». В фильтре указать, что вам нужен документ «601».

Обратный акцепт

Этот порядок учета поступления товаров в аптеку сложнее, чем прямая приемка.

Отправитель посылает груз, формирует ТТН, но никакие данные в систему не отправляет. Получатель тщательно проверяет товар и вносит информацию в МДЛП. После этого отправитель получает уведомление, что прием товара прошел, и соглашается со списком поставленной продукции (или не соглашается, если данные не совпадают).

Схема не защищена от пересортицы, потому что товар проверяется только один раз. Но в этом случае требуется меньше затрат (действий) от отправителя. Для использования обратного акцепта отправитель (поставщик) должен добавить получателя в «Доверенные контрагенты» в личном кабинете системы. Тогда получатель сможет делать сообщения об обратном акцепте.

Статус кода маркировки

Каждый раз, когда вы отправляете сообщение в систему любым способом, меняется статус препарата в системе. Это может быть статус «Отгружен», «Вошел в оборот» и так далее.

В любой момент вы сами можете узнать статус препаратов, которые вам отгружены или которые есть у вас на складе, зайдя в личный кабинет, или с помощью доработанного программного обеспечения. «Стоит сказать, что работа в личном кабинете не рекомендуется тем аптекам, у кого оборот более 10 упаковок в день. Программное обеспечение делает это всё быстрее. Всё это вначале выглядит сложно и не очень понятно. Здесь главное тестировать и снова и снова практиковаться. Как мы замеряли, приемка немаркированного товара занимает 20 минут, а у специалиста со внесением всех данных промаркированные товары принимаются за 25 минут», — уверил Анатолий Свечин.

Отказ от приемки

Отметим, что это отдельная процедура. Это — не возврат. Потому что возврат — это отгрузка по прямому акцепту, просто «в другую сторону». Ниже приведена схема оформления отказа от приемки товара.

Другие варианты отказа от приемки:

• Возврат поставщику. Он выполняется так же, как обычная отгрузка, но тип отгрузки указывается 2 (возврат).
• Приемка товара, ранее отгруженного на незарегистрированное место деятельности. Она выполняется согласно паспорту процесса 4.4.2. Это тот случай, когда поставщик отправляет товар на место, которого еще не было в системе на момент отправления. Но на момент прихода товара регистрация прошла.
• Смена «владельца» ЛП при государственных поставках выполняется согласно паспорту процесса 4.7.
• Возврат приостановленных ЛП выполняется согласно паспорту процесса 7.2.

Как уточнил представитель «ЦРПТ», существуют схемы взаимодействия поставщиков и аптек, при которых перепродажа товара происходит через «логистического оператора», но отгрузок по факту не происходит. Т. е. условный контрагент 1 продает условному контрагенту 2, а тот уже продает в аптеку. При этом товар остается на общем складе. В таком случае поставка оформляется от контрагента 1 в аптеку, а не от контрагента 2 в аптеку. Напомним, что в системе отражается не право собственности, а ответственность за сохранность товара.

Вывод ЛС из оборота в розницу и по льготе

Вывод ЛС из оборота происходит при помощи специальных устройств. В первую очередь это кассы.

Небольшое пояснение к иллюстрации: ОФД — оператор фискальных данных. Он отправляет информацию в ФНС и на серверы криптографической защиты кодов маркировки (СКЗКМ). Оттуда информация идет в саму систему МДЛП.

Отметим, что касса не получает обратного «ответа». Удалось или не удалось вывести препарат из оборота — нужно смотреть в личном кабинете или доработанном программном обеспечении. В среднем такая операция должна занимать не более 5 секунд.

Для льготных аптек, которые занимаются 100 %-ной льготой и не используют кассовую технику, будут выданы регистраторы выбытия. Выглядят они вот так:

Прочих аптек (тем, у кого льготный отпуск не является основной и единственной сферой деятельности) законодательство пока не обязывает предоставлять регистраторы выбытия. Однако, возможно, в будущем оператор системы по собственной инициативе обеспечит регистраторами все аптеки, занимающиеся льготным отпуском, для «подстраховки». Это решение пока находится в стадии обсуждения.

По словам Анатолия Свечина, крупные производители программ, такие как «1С», «Асулон» и другие, уже представили доработанное программное обеспечение, способное работать с системой МДЛП. Также на рынке присутствует множество собственных наработок аптек для программного обеспечения касс. Вся необходимая информация о ПО есть на сайте «Честный знак».

Вывод из оборота по различным причинам

Далее мы поговорим о выводе лекарственного препарата из оборота не через реализацию, а по иным причинам. Такой вывод оформляется не через кассы или регистратор выбытия, а программным методом (через личный кабинет или доработанное аптечное ПО).

Таким образом следует оформлять уничтожение препарата, отгрузку на незарегистрированное место действия или вывод из оборота по прочим причинам:

• выборочный контроль
• таможенный контроль
• федеральный надзор
• в целях клинических исследований
• в целях фармацевтической экспертизы
• недостача, если какая‑то упаковка потерялась
• отбор демонстрационных образцов
• списание без передачи на уничтожение
• вывод из оборота КИЗ (контрольных идентификационных знаков), накопленных в рамках эксперимента: здесь отметим, что все лекарства, промаркированные до 1 января (для ВЗН до 1 октября), считаются «немаркированными». При этом такие ЛС зарегистрированы в системе. Чтобы не проводить никакие операции в системе по таким ЛС, их можно просто вывести из оборота
• производственный брак
• списание разукомплектованной потребительской упаковки: система позволяет регистрировать частичный вывод из оборота, т. е. делить вторичную упаковку
• производство медицинских изделий
• производство медицинских препаратов

Памятка действий

Также в ходе вебинара Анатолий Свечин представил пошаговую инструкцию по внедрению маркировки лекарств в аптечной организации. Обратите внимание, что памятка носит общий характер, поэтому порядок действий может немного отличаться в зависимости от вида деятельности. Итак, аптеке необходимо (в хронологическом порядке):

1. Ознакомиться с документом «Паспорта процессов» на сайте «Честный знак» и составить список действий с ЛП, которые выполняются в вашей организации и подлежат регистрации в МДЛП.
2. Для каждого такого действия определить список ответственных лиц, которые будут уполномочены регистрировать их в МДЛП.
3. Получить УКЭП (усиленные квалифицированные электронные подписи) на всех ответственных лиц, которые будут вносить данные в систему.
4. Зарегистрировать в системе организацию, внести информацию о местах осуществления деятельности, ответственных лицах и интегрированных с МДЛП информационных системах (при наличии таких). Сообщить в территориальный орган Росздравнадзора о факте регистрации в системе.
5. Заказать в техподдержке МДЛП тестовые коды и протестировать без использования специальных устройств выполнение с ними всех действий из определенного ранее списка в разделе «Песочница» через личный кабинет.
6. На основе проведенного тестирования определить состав необходимого оборудования и нужных доработок информационных систем. При необходимости закупить недостающее оборудование (регистраторы выбытия закупать не надо, они предоставляются бесплатно) и выполнить доработку информационных систем. Обратите внимание, необходимо выполнить доработку кассового ПО для корректной передачи сведений в составе фискальных документов.
7. При необходимости провести повторное тестирование с использованием доработанных информационных систем и закупленного оборудования с целью убедиться, что работа с маркированными ЛП не вызывает у ответственных сотрудников затруднений. Обратите внимание, что порядок работы с различными типами маркированных ЛП (инфузионные растворы, препараты холодильного хранения, наркотические препараты) может отличаться в силу особенностей их логистики.
8. Определить порядок отработки «негативных сценариев» ответственными сотрудниками и способы контроля своевременности и достоверности регистрируемых сведений со стороны руководства организации.
9. В установленные законом сроки подать заявку на получение регистраторов выбытия и заключить договор с Оператором системы.

Ответы на вопросы

В конце вебинара Анатолий Свечин дал ответы на самые частые вопросы, направляемые в адрес Оператора системы. Ответы на вопросы, заданные участниками в ходе вебинара, будут опубликованы в виде отдельной статьи — следите за обновлениями в разделе «Маркировка».

Сколько регистраторов выбытия необходимо на каждое место деятельности (МД)?

Отметим, что не все МД должны быть оснащены регистраторами. Подробнее см. «Способы вывода из оборота ЛП по типам участников оборота» в библиотеке документов по маркировке на сайте Росздравнадзора. Для тех организаций, где требуется оснащение, действует принцип: 1 место деятельности = 1 регистратор выбытия (РВ). Если льготная аптека и медицинская организация располагаются по одному адресу, устанавливается 1 РВ в аптеку и 1 РВ в медицинскую организацию.

Как протестировать выбытие в «Песочнице» МДЛП?

Для тестирования бизнес-процессов выбытия в «Песочнице» МДЛП используйте личный кабинет МДЛП или API МДЛП. Использовать РВ при этом нет необходимости, так как при его использовании меняется лишь способ передачи информации и добавляются дополнительные проверки, суть процесса не изменяется. Для тестирования выбытия на промышленном контуре МДЛП с использованием РВ предусмотрена функция «Тестовое выбытие». Вы также можете протестировать использование РВ на кодах маркировки, выпущенных в рамках эксперимента, а также на упаковках уже отгруженных вам, но еще не акцептованных вашей организацией.

Не тестируйте РВ на упаковках ЛП, уже выведенных вами из оборота, это будет расценено системой как попытка использования фальсифицированных ЛП.

Когда можно получить РВ?

Установка РВ для отпуска препаратов из программы высокозатратных нозологий сейчас завершается. Анкеты на получение РВ другим участникам оборота станут доступны в октябре 2019 года.

Не удается долгое время поймать сигнал ГЛОНАСС, как решить данную проблему?

В сентябре вышла новая прошивка, улучшающая качество приема. Второй вариант — использовать усилитель ГЛОНАСС.

Если несколько окон для отпуска ЛП, сколько РВ необходимо?

1 регистратор выбытия на 1 место деятельности.

Сроки поставки РВ после подписания договора?

По Постановлению правительства № 1557 от 14.12.2019 — в течение 30 календарных дней.

Как понять, нужен ли РВ нашей организации?

Из документа «Способы вывода из оборота ЛП по типам участников оборота» в библиотеке документов по маркировке на сайте РЗН.

Когда появится возможность заполнить анкеты не ВЗН?

В октябре 2019 года.

Необходима ли установка дополнительных программ?

Для работы с ЛК МДЛП нужен бесплатный плагин для браузера. Остальное определяет разработчик ТУС (телематических услуг связи).

Нужно ли приобретать дополнительно сканеры для РВ? Если нужно, то в каком количестве?

Сканеры нужны только в сетевом (пассивном) режиме работы РВ. Количество — по числу рабочих мест. Это не связано в РВ, но как минимум 1 сканер нужен на приемке товара.

От редакции: Видеозапись описанного выше вебинара можно посмотреть по этой ссылке. Также приглашаем вас регистрироваться на другие вебинары цикла, которые состоятся 13 ноября и 11 декабря. Напоминаем, что вебинары бесплатные, а количество мест ограниченно.

Быстро разобраться в тонкостях системы МДЛП неподготовленному человеку не так‑то просто — отправляйте свои уточняющие вопросы на адрес [email protected], и мы постараемся задать их лектору вебинаров заранее, чтобы он смог подготовить ответы.

Также не забывайте заходить в специальный раздел нашего сайта, посвященный маркировке лекарственных средств в аптеке. Здесь мы публикуем все самые свежие новости по теме.