Идем на повышение

«Ура, вас повысили! Вы заведующий аптекой!» Однако эйфория от своего успеха быстро сменяется паникой перед навалившимся количеством обязанностей, информации и грузом ответственности. Очень скоро становится понятно, что вы еще многого не умеете. Чем заняться в первую очередь? Стоит ли тратить время на обучение или сосредоточиться только на работе и ждать, что нужные навыки постепенно придут сами собой? Об этом мы поговорили с представителями различных аптечных сетей.

Наши эксперты:

Павел Челебаев – директор аптечной сети ООО «Первый Мед» (Красногорск)

Валентина Гришина – коммерческий директор, соучредитель аптеки ООО «Эверест» (группа компаний «Горные вершины», Санкт-Петербург)

Диана Волкова – директор аптечной сети «Лекарь» (Саратов)

Галина Иванищева – директор аптечной сети «Медуница» (Саратов)

Наталья Лаптева – начальник отдела персонала сетей аптек «36,7» и «Максавит» (Нижний Новгород)

Учиться или работать?

«Когда тут учиться!» — воскликнут тысячи молодых руководителей. Но без обучения работа на новой должности вряд ли будет эффективной.

«Получение опыта и необходимых знаний должно происходить в комплексе, иначе опыт получится "горьким", — считает Павел Челебаев, директор аптечной сети ООО «Первый Мед». — Равно как и получение знаний без практики — просто потерянное время. Руководить кем-то или чем-то, не имея представления о том, как правильно это делать, — плохая затея, и это не тот опыт, которым бы стоило гордиться. Получив руководящую должность, не стоит затягивать с обучением».

С тем, что учиться необходимо сразу, согласна и Валентина Гришина, коммерческий директор, соучредитель аптеки ООО «Эверест»: «Если новоиспеченный руководитель понимает, что у него не хватает знаний, то ему необходимо заняться своим образованием с первых дней работы на руководящей должности. Так что приступайте сразу, не откладывая это в долгий ящик, чтобы не пришлось позже переучиваться, исправлять допущенные ошибки — это всегда сложнее и дороже!»

С другой стороны, молодой руководитель зачастую оказывается между двух огней: пробелы в знаниях требуют обучения, а работодатель требует немедленно приступить к обязанностям и выдавать результат. Диана Волкова, директор аптечной сети «Лекарь», комментирует ситуацию: «Если сотрудника назначили на руководящую должность, то, вероятно, у него уже имеются какие-то навыки управления. И вряд ли работодатель сразу отправит его на учебу. Однако если у вновь назначенного нет никакого багажа знаний в области управления, то можно самостоятельно начать изучать литературу, выписать журналы по управлению персоналом и др. И затем применять какие-то интересные идеи на практике».

Проблема обучения молодых руководителей в сфере аптечного бизнеса очень актуальна: «Этот вопрос стоит остро, это наше больное место, — отмечает Галина Иванищева, директор аптечной сети «Медуница». — Дело в том, что есть молодежь, которая хочет руководить, но руководить еще не может. Порой сложно определить, чему именно учить, поскольку на практике оказывается, что молодые сотрудники, которые претендуют на роль руководителя, не знают самых простых вещей. Мы стараемся обучать своих руководителей».

Притча

Поспорили старый и молодой лесоруб о том, кто за день спилит больше деревьев. Молодой стал пилить изо всех сил, без остановки. Пилит и слышит, что старый то и дело останавливается. «Ага, устает!» — обрадовался молодой. Каково же было его изумление, когда на закате оказалось, что старый спилил больше деревьев: «Как, ты же постоянно останавливался, а я пилил без остановки?» – «Конечно, я останавливался, чтобы наточить пилу, а ты пилил тупой пилой», — ответил старый. Так и другие люди порой думают, что у них нет времени на учебу, не догадываясь, что могли бы работать в два раза быстрее, если бы учились этому.

Что должен знать заведующий?

Зачем работает аптека

Галина Иванищева считает, что начать следует с понимания смысла работы: «Нужно сразу понять, что аптека — предприятие коммерческое и должно приносить прибыль. Каждый из нас прекрасно понимает, из чего складываются расходы и доходы в семье. Но на предприятии заведующие нередко об этом даже не задумываются. Они просто занимаются реализацией товара и считают, что самое главное, чтобы все было в порядке с документами и товаром, соблюдались все требования по фармпорядку. А вот о прибыли пусть думает кто-то другой. Но именно заведующий должен думать о прибыльности аптеки». Это мнение поддерживает Валентина Гришина: «Заведующий должен разбираться в экономических показателях работы аптеки, уметь проводить анализ деятельности аптеки и принимать меры по улучшению этой деятельности».

Каков ассортимент аптеки

Без знания ассортимента аптеки эффективно работать невозможно — так утверждает Галина Иванищева: «Знания первостольника обязательны для руководителя. Сегодня дипломированные провизоры, приходя в аптеку, понимают, что нужно получить опыт и знания, но зачастую они не готовы работать за первым столом. Во время обучения их ориентируют на то, что работа первостольника — это не для них. Но, не пройдя эту ступеньку, хорошим руководителем не станешь».

Как устроены все процессы в аптеке

Это не только ведение аптечных журналов, заказ и приемка лекарственных средств, выплата зарплаты — это вообще все бизнес-процессы, которые происходят в аптеке. Например, заведующий должен знать, какая техника необходима аптеке, какое оборудование для освещения, обогрева и кондиционирования воздуха нужно закупить, и даже должен разбираться в том, как сделать, чтобы все это оборудование работало и при этом аптеке было достаточно выделенных мощностей, а электричество «не выбивало».

Как ставить задачи подчиненным

«Для заведующей, как для любого управленца, важно уметь правильно ставить задачи подчиненным, планировать свое время, обладать навыками мотивации сотрудников, разрешения конфликтных ситуаций», — отмечает Диана Волкова. Став руководителем, вы отвечаете не только за свой результат, но и за результат всей аптеки. Теперь вы должны уметь планировать не только свое время, но и бережно относиться к рабочему времени подчиненных, а это подразумевает четкость постановки задач.

Как понимать людей

Заведующий должен быть немного психологом. «Необходимо понимать каждого сотрудника, знать, как он чувствует себя на рабочем месте, как у него дела дома, какие у него проблемы, — комментирует Галина Иванищева. – К каждому человеку нужно относиться очень внимательно, непредвзято и пытаться понять каждого. Тогда в коллективе складывается нормальная обстановка».

Как брать ответственность на себя

Какое качество самое главное у руководителя? Галина Иванищева  уверена: «Чтобы руководить коллективом, нужно уметь брать на себя ответственность за все, что происходит в аптеке. Если человек принимает проблемы аптеки и проблемы каждого своего сотрудника как свои собственные, то у него быстро все получится, и он станет успешным руководителем».

Бывают ли прирожденные руководители, одаренные от природы, которым и учиться не надо?

Наталья Лаптева, начальник отдела персонала сетей аптек «36,7» и «Максавит»: «Да, такие люди есть. Их видно на тренингах, они неформальные лидеры, всегда впереди всех. И это не зависит от возраста. Им нужно дополнительное профессиональное обучение, а не управленческое».

Павел Челебаев, директор аптечной сети, ООО «Первый Мед»: «Прирожденные руководители с лидерскими качествами, умеющие чувствовать людей и находить подход к каждому сотруднику, бывают. Но руководитель аптеки должен обладать и другими качествами. А вот людей, которые "от природы" знают отличия групп антибиотиков, не бывает. Быть хорошим руководителем совсем без обучения невозможно».

Валентина Гришина, коммерческий директор, соучредитель аптеки ООО «Эверест»: «Уверена, что бывают прирожденные руководители. Есть люди от природы являющиеся лидерами, способные повести за собой, увлечь. Вопрос только в том, куда они способны повести, чему научить. Ведь нет человека от рождения грамотного, наделенного профессиональным мастерством. Поэтому обучение необходимо любому руководителю. Все стремительно меняется: внедряются новые технологии, меняется законодательная база и надо постоянно держать руку на пульсе».

Тренинги, книги, наставники: как выбрать?

Замечали, как по-разному ведут себя покупатели в аптеке? Кто-то сразу подходит к фармацевту за советом, а кто-то предпочитает самостоятельно изучить витрину. Точно так же все люди предпочитают разные способы обучения, самостоятельные или под руководством специалиста: «Тем, кто лучше воспринимает наглядную информацию, проще договориться с опытным специалистом, посмотреть, как он работает, и этот опыт перенять. Но кому-то легче почитать необходимую литературу или посетить тренинг. Все очень индивидуально и зависит от того, чему учиться и в какой форме информация лучше воспринимается», — считает Наталья Лаптева, начальник отдела персонала сетей аптек «36,7» и «Максавит».

Обмен опытом — самый эффективный способ обучения для начинающего руководителя, по мнению наших экспертов. «Общаться с коллегами из своей сети — это эффективно, так как внутри сети действуют одни и те же требования руководства, корпоративная культура, стиль общения внутри предприятия, — считает Диана Волкова. — У нас на предприятии создан интернет-форум, где каждая заведующая подразделением каждый день выходит для общения с коллегами, получает всю новую информацию по фармдеятельности, задает вопросы руководству».

Стажировки помогут еще больше, чем консультации: «Мы проводим стажировки для молодых сотрудников, в том числе для заведующих аптекой. Стажировка проходит и в офисе с руководителями отделов, и в аптеке у более опытной заведующей. Стажирующемуся сотруднику выдается пакет действующих регламентов, положений и инструкций, которые он изучает самостоятельно. Далее на практике в аптеке он применяет полученные знания, а при общении с руководителями отделов уточняет проблемные моменты, "подводные камни"», — рассказывает Наталья Лаптева.

Наставничество — еще один метод: «Мы просим опытного заведующего, чтобы он курировал молодого, привлекаем опытных сотрудников к проверке, — рассказывает Галина Иванищева. — Для молодых заведующих мы проводим занятия. Рассказываем им о том, как аптека готовится к открытию, как готовится помещение и документация, знакомим с внутренними приказами, объясняем, что каждый документ создан для конкретной задачи. Например, произошло какое-то ЧП — в результате издается приказ для всех аптек, который поможет избежать им подобных ситуаций».

Изучение нормативных документов — обязательная составляющая работы заведующего. «Заведующему необходимо быть хорошо осведомленным в вопросах трудового законодательства, знать все основополагающие документы для работы в аптечном учреждении», — считает Валентина Гришина. Удобно, когда все необходимые юридические документы оформлены в виде единой базы: «Наш юридический отдел готовит для заведующей полный комплект всех нормативных документов, производственных приказов, а также все журналы, которые должны вестись в аптеке», — рассказывает Галина Иванищева.

Чтение бизнес-литературы по управлению персоналом и управлению временем — отличное подспорье в работе. Для руководителя важны навыки планирования времени, чтобы справиться с большим объемом работы. Если ваши совещания длятся более часа, а после работы регулярно приходится задерживаться на пару часов, значит, пора развивать навыки тайм-менеджмента (управления временем). Кроме того, именно на заведующей аптекой лежит обязанность развивать своих подчиненных, способствовать повышению их квалификации, а также эффективно организовывать их работу. Здесь хорошие идеи можно почерпнуть в литературе по управлению персоналом.

Тренинги можно считать одним из самых эффективных способов развития управленческих навыков: «На мой взгляд, эффективны тренинги и семинары, — считает Павел Челебаев. — Специалисты, которые их ведут, знают, как быстро донести информацию до слушателей. Самообучение и книги не столь эффективны, на них, как правило, просто не хватает времени и сил. Обмен опытом со специалистами на аналогичных должностях — тоже своего рода лотерея, не все опытные специалисты способны донести информацию. Знают, как правильно, но объяснить, почему, не могут».

Однако, как отмечают наши эксперты, тренинги специально для заведующих аптекой практически нигде не проводятся. Тем не менее можно найти тренинги по развитию управленческих навыков в целом. «После получения опыта работы обязательно нужно искать семинары или короткие курсы по тому направлению, где возникает больше вопросов, — рекомендует Диана Волкова. — Мне очень нравятся тренинги, так как каждый раз попадаешь в разный коллектив и в процессе общения всегда получаешь новые знания, новые знакомства, перенимаешь чужой опыт». Также обучающие семинары помогут в тех случаях, когда необходимо повысить навыки компьютерной грамотности.

Заведующему аптекой нужно освоить много знаний и навыков. Но есть хорошая новость: знание иностранного языка и получение степени MBA в работе заведующего необязательны. Так считает большинство наших экспертов, но некоторые не согласны: «Знание иностранных языков полезно всегда. В современном мире — это хороший тон», — отмечает Диана Волкова.

Валентина Гришина считает полезным получение степени MBA: «Это личное дело каждого, но я однозначно "за" дополнительное обучение. Для себя я решила, что это мне интересно и необходимо. В 2010 году получила степень МВА по специальности "Управление человеческими ресурсами". Считаю, что руководитель обязан разбираться во всех областях — знать законодательство, быть юридически грамотным, понимать бухгалтерские показатели, уметь работать с людьми, знать основы кадрового делопроизводства, разбираться в таких тонких материях, как мотивация персонала, психология управления, а также знать основы менеджмента и маркетинга».

Конечно, получать образование ради образования не стоит — так говорит Наталья Лаптева: «Если в планах сотрудника работа в международной фармацевтической компании, то образование МВА и знание иностранного языка будут необходимой ступенькой в карьере, а если цель — быть хорошей заведующей, то важнее другие знания».

Быть заведующей аптекой очень сложно и с точки зрения высоких требований к профессионализму, и с точки зрения психологической нагрузки. «У наших заведующих очень большая нагрузка, они очень устают, — говорит Галина Иванищева. — Часто от молодых руководителей я слышу "Только когда я стала заведующей, то поняла, что это такое. Раньше я уходила домой и у меня голова ни о чем не болела. А теперь я постоянно думаю о работе". Зачем нужна эта головная боль? Наверное, чтобы получать удовлетворение от работы. Когда видишь, что у тебя все получается: у тебя дружный коллектив, ты выполняешь план, у тебя отличная аптека, любую проверку ты встречаешь без страха – вот тогда ничего не страшно и действительно получаешь удовольствие от работы!»

Хороший руководитель — это…

«Тот, у кого есть хорошие коммуникативные навыки, аналитические способности, хорошее знание компьютерных программ, умение и желание работать с ассортиментом, умение принимать грамотные, взвешенные решения, а также сформировать коллектив и завоевать у него авторитет и доверие. А это во многом зависит от человеческих качеств», — Наталья Лаптева, начальник отдела персонала сетей аптек «36,7» и «Максавит».

«Тот, кто выполняет плановые показатели, работает в рамках приказов и всех нормативных документов, внимателен к своим сотрудникам, поддерживает их, помогает им, мотивирует на работу и никогда не подставит», — Галина Иванищева, директор аптечной сети «Медуница».

Полезное чтиво для заведующего

Журналы об управлении персоналом (выходят 1–2 раза в месяц)

1. «Кадровое дело» (www.kdelo.ru)
2. «Фармперсонал» (сайт www.pharmpersonal.ru)
3. «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
4. «Кадровый менеджмент» (сайт www.km-magazine.ru)

 

Сайты

• www.katrenstyle.ru
• www.kadrovik.ru
• www.hr-portal.ru
• www.hr-life.ru
• www.hrm.ru
• www.podborkadrov.ru

 

Книги

1. Алексей Славич-Приступа «Эффективный маркетинг аптечного предприятия»
2. Лорейн Грабс-Уэст «Сотрудники на всю жизнь. Уроки лояльности от Southwest Airlines»
3. Елена Ветлужских «Мотивация и оплата труда. Инструменты. Методики. Практика»
4. Светлана Иванова «Мотивация на 100%. А где же у него кнопка?»
5. Светлана Иванова «Как найти своих людей. Искусство подбора и оценки персонала для руководителя»
6. Владимир Герасичев, Олег Синякин «Dream Team. Как создать команду мечты»
7. Олег Гончаров, Дарья Ким, Мария Федосова «Книга директора аптеки»
8. Сергей Пашутин «Управление аптчнымбизнесом»