Презентуем правильно

Наш эксперт

Людмила Городничева

Город: Москва

Бизнес-консультант, сертифицированный коуч, управляющий партнер компании «Right Solution»

Порой условия работы далеки от совершенства, и часто единственный способ с этим справиться — донести до руководства мысль, что «по‑другому» было бы лучше. Если у вас появилась свежая идея по поводу того, как сделать работу в вашей аптеке эффективнее, — не бойтесь рассказать о ней: провести презентацию правильно и ничего не упустить помогут советы нашего эксперта Людмилы ­­Городничевой.

Предусматриваем реакцию

При подготовке презентации оцените аудиторию, советует Людмила Городничева: «Методы и способы воздействия следует выбирать в зависимости от того, перед кем планирует выступать докладчик. В нашем примере аудитория — это менее 10 человек, объединенных общим делом, и для того чтобы установить контакт со слушателями, докладчику будет нужно определиться с тем, кто будет принимать итоговое решение по его вопросу, а также выделить людей, наиболее влияющих на принятие этого решения, и завоевать их ­­доверие».

Подсказка: небольшая аудитория позволяет учесть интересы и устремления тех людей, на которых презентация направлена, говорит Людмила Городничева: «Применительно к нашему примеру: если ваш руководитель — человек пунктуальный, говорите о рабочем времени, которое будет сэкономлено благодаря нововведению. А если он — ценитель высоких технологий, распишите преимущества нового программного ­­обеспечения».

Олег Иванников,

директор ООО «Аптека Вита», Томск:

— Мечта любого руководителя — построить саморазвивающуюся организацию, которая движется к цели через постоянное улучшение. И это гораздо проще сделать, если в компании работают профессионалы, которые не просто добросовестно исполняют свои обязанности, но и думают о том, как делать это лучше и эффективнее. Руководитель должен быть готов к диалогу с ними, ведь «бонусы» от такого общения получают обе стороны: руководитель напрямую узнает о реальном положении дел, а сотрудник проявляет себя как неравнодушный и инициативный, что может сыграть важную роль в его дальнейшей ­карьере.

Соблюдаем структуру

Половина успеха устной презентации — грамотно выстроенная структура выступления, уверена Людмила Городничева: «Об этом надо подумать заранее, составляя план выступления: чем более проработан он будет, чем легче будет вам ориентироваться в материале, тем быстрее вам удастся донести свои мысли до аудитории».

Эффективная презентация идеи должна ­­включать:

обозначение проблемы. В начале своего выступления презентующий идею должен обозначить проблему, которую внедрение его идеи призвано решить: «В настоящее время мы имеем дело с тем, что в центральных аптеках нашей сети выстраиваются длинные очереди, в которых со временем начинает ощущаться напряженность. Положение осложняет то, что многие наши клиенты — пожилые люди и мамы с детьми, и им порой бывает сложно договориться друг с ­­другом».

обозначение последствий проблемы. Пункт, призванный показать, что обозначенная проблема действительно нуждается в оперативном решении: «Как следствие, первостольникам центральных аптек приходится тратить время на "гашение" конфликтов, возникающих в очереди. Что, разумеется, отнимает время, которое они могли бы потратить на обслуживание клиентов аптеки. Кроме того, раздраженные клиенты, доходя наконец до кассы, могут вести себя непредсказуемо, а многие и вовсе уходят, не дождавшись своей очереди, и мы теряем ­­посетителей».

описание вариантов решения проблемы. Здесь докладчику следует представить опыт решения подобной проблемы в компаниях-конкурентах. Этот пункт призван убедить аудиторию в том, что такой опыт в принципе существует и он — успешен: «Поскольку создание комфортных условий для посетителей — важная задача, особенно в условиях острой конкуренции в отрасли, многие наши компании-конкуренты уже задумались об установке номерковых автоматов, а некоторые уже работают с этими системами». Цифры и факты в этом пункте крайне необходимы, так что не стесняйтесь их использовать: «согласно опросу, клиенты предпочитают аптеки, в которых есть данное нововведение», «сотрудники поделились своим мнением на сайте компании в ­­отзывах».

объяснение сути предложения. Самая важная часть презентации предполагает лаконичность и четкость формулировок — говорите с вашей аудиторией на языке выгод: «Как показывает опыт сетей, внедривших эту технологию, установка номерковых автоматов и организация «зон ожидания» позволяет обслуживать клиентов втрое быстрее и эффективнее. Как следствие, это приводит к росту объема продаж, в том числе и за счет привлечения новых ­­клиентов».

Подсказка: во время выступления используйте графики, диаграммы и фотографии — иллюстративный материал крайне важен, — но и не перебарщивайте с ними, чтобы не превратить презентацию в просмотр ­­комикса.

Отвечаем на вопросы

Начиная презентацию, договоритесь с аудиторией о том, что все возникающие вопросы вы будете обсуждать после ее окончания, а не во время, советует Людмила Городничева: «Предложите аудитории записать вопросы, возникающие по ходу, а затем задать их вам после окончания презентации. Это приведет к тому, что часть вопросов "снимется" по итогам речи докладчика, а самому докладчику не придется опережать события и постоянно ­отвлекаться».

Тех же, кто никак не может остановиться, задавая вопросы в рамках отведенного времени, следует мягко ограничить, советует Людмила Городничева: «Переключите человека на индивидуальную беседу: предложите ему дать подробные ответы на все интересующие его вопросы после, сославшись на то, что в настоящее время есть риск не уложиться в ­регламент».

Подсказка: к вопросам можно и нужно готовиться — постарайтесь их предусмотреть заранее и, отвечая на них, начните с тех вопросов, ответы на которые у вас уже заготовлены, советует Людмила Городничева: «Если можно оставить в стороне те вопросы, отвечать на которые вы не готовились, лучше так и сделать. Если вопросы важные, но ответить на них вы сейчас не готовы, оставьте их напоследок, а затем сошлитесь на недостаток времени и предложите ответить задавшим их позже и в письменном виде. Так вы сможете воспользоваться паузой, чтобы подобрать те ответы, которые ­необходимы».

Работаем с критикой

Критика идеи часто воспринимается болезненно, но обращать на нее внимание стоит только в том случае, если она конструктивна, советует эксперт: «Если человек не выдает конструктивную причину, уходя в «не хочу и не буду», постарайтесь выяснить, с чем это связано. Спросите его, что конкретно ему не нравится, и будьте готовы к тому, что первая названная причина будет ложным возражением. Дождитесь второй или третьей — как правило, истинная причина будет выражена эмоционально: «и вообще, это слишком дорого!». Вот это возражение стоит уже отработать, найдя для критика такой аргумент, который мог бы его успокоить в его сомнении. В противном случае, отрабатывая ложные причины, вы не уберете сомнение и не превратите человека из критика в сторонника: он может сказать "да" под вашим нажимом, а потом проведет антиработу в коллективе, руководствуясь своими ­интересами».

Олеся Калиянц,

директор аптечной сети «Аптека 03», ­Кропоткин:

— Чтобы руководство заинтересовалось предложением, которое вносит сотрудник, нужно, чтобы в нем было как можно больше пользы для организации в целом (увеличение прибыли, снижение издержек) и как можно меньше личной выгоды для самого сотрудника. Если предложение имеет своей целью сократить нагрузку или увеличить доход одного из сотрудников, оно выглядит как личная просьба, и у руководителя гораздо меньше аргументов для его ­­принятия.

Работая с критикой, можно применить следующие ораторские ­приемы:

«Метод весов». Наглядно соотнесите затраты в существующей ситуации и затраты, которые понадобятся для того, чтобы ее изменить: «В настоящее время первостольники тратят много сил и времени на то, чтобы успокоить раздосадованных клиентов. В результате, это приводит к "выгоранию" самих работников и "текучке" кадрового состава. Мы предлагаем способ, который позволил бы при сохранении численного состава работников сделать их труд менее тяжелым, что очевидно повысит их производительность труда, хотя и будет связано с ощутимыми материальными затратами на первых ­порах».

«Частичное согласие». Выразите согласие с собеседником в части его сомнения, но при этом приведите довод в свою пользу: «Да, установка данного оборудования, программного обеспечения и организация "зоны ожидания" потребует значительных затрат. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в настоящее время мы терпим убытки по причине того, что раздосадованные люди просто покидают очередь…».

При активном слушании лучше избегать таких фраз, как «точно нет», «я с вами не согласен», «это не так», «вы не правы», советует Людмила Городничева: «Лучше частично согласиться, чем полностью отказать. Кроме того, работая с критикой, в целом лучше выбирать более мягкие формулировки, чтобы дополнительно не накалять ситуацию: скажите "да, я ожидал этого вопроса и готов ответить" вместо "вот все задают такой вопрос" и "вы не одиноки в этом мнении" вместо "вы не правы"».

Подсказка: разговаривая с критиком, всеми силами старайтесь держаться конструктивного русла и направляйте в него вашего собеседника в том числе. Избегайте иронии, сарказма и повышения голоса — это может отразиться и на вашей репутации, и на успехе вашей ­презентации.

Преодолеваем страх

И, конечно, о самом главном — как преодолеть страх выступления. Здесь у каждого свой метод, но лучше всего будет изначально принять правильный настрой, советует Людмила Городничева: «Напомните себе, ради чего вы это делаете — насколько важна для вас эта идея, на что вы готовы пойти, доказывая ее важность, какую конкретно пользу принесет ее внедрение лично вам. Визуализируйте ситуацию успеха: презентация прошла, вопросы заданы, ваша идея одобрена и принята в реализацию. Это поможет вам собраться и провести ее ­блестяще».