Катрен СтильСказка о потерянном времени
Бизнес-тренер Марина Почивалова дает практические рекомендации, как успевать больше
Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо, но на то, чтобы ее переделать, время находится.
Артур Блох. Закон Мерфи
Досье КС
Марина Почивалова (Москва) — сертифицированный бизнес-тренер, карьерный коуч (Международный Эриксоновский университет, Канада). Занимается проектами развития сотрудников крупного и среднего бизнеса в России и СНГ. Ведет частную практику с клиентами, которые хотят продвигаться в карьере и поддерживать баланс в своей жизни.
Подробнее — на pochivalova.ru и vk.com/marinapochivalova
Почему мы много работаем, но ничего не успеваем?
Для того чтобы научиться успевать всё или по крайней мере многое, полезнее начать не с книжек, а с наблюдения за собственными привычками и особенностями. В каких ситуациях мы «ничего не успеваем!», а когда умудряемся делать всё и даже больше? Чтобы разобраться в этом, выделите 20 минут на выполнение следующего упражнения:
Упражнение «Выгрузка задач»
1. Возьмите бумагу и ручку. Выпишите на лист задачи, которые вам необходимо выполнить, — максимально полный список. В него должны войти все задачи, которые придут в голову, не ограничивайтесь только рабочими моментами. И не ставьте себе временных рамок — если задача «всплыла», ее надо записать, исключений быть не должно. Записывая задачи, каждой присвойте порядковый номер. Их может получиться много, но не останавливайтесь, пока не запишете всё.
Пример:
1. Разобрать отчеты поставок за прошлый месяц
2. Отремонтировать вывеску
3. Купить учебники для ребенка
4. Встретиться с Ольгой
5. …
3. Теперь возвращайтесь к списку. Прочитайте задачу под номером один и определите, насколько она важная и насколько срочная. Важные задачи — это те, выполнение которых больше всего влияет на результат вашей работы, помогает укреплять и развивать отношения, достигать целей. Срочные задачи — это те задачи, которые имеют смысл только при выполнении их до определенного срока; выполнять срочные задачи по истечении срока обычно бессмысленно. Поставьте номер задачи (цифру один) в системе координат. Например, задача № 1 средней важности и срочная:
Посмотрите, что получилось. Как распределились задачи из вашей головы в системе «срочно-важно»? В какой части системы координат оказалось больше всего задач? В какой меньше всего?
5.Посмотрите на задачи, которые собрались в зоне повышенной срочности. Рассмотрите каждую из них и ответьте себе на вопрос: «Кто или что создает такую срочность?» Обратите особое внимание на задачи в зоне «важные и срочные». Проанализируйте, что или кто делает их такими.
6.Когда вы увидели полную картину и разобрались в причинах высокой срочности и важности, вероятнее всего, положение задач в системе координат поменяется. От ряда срочных, но не важных задач вы попросту начнете отказываться или перепоручать их другим людям.
Основная цель такого самоисследования — увидеть реальную ситуацию и начать постепенно приучать себя к выполнению действительно важных задач. Тогда в секторе «важные и срочные» будет минимальное их количество. Важно понимать, что грамотное управление временем удается тогда, когда мы методично снижаем число срочных и важных задач, а не просто разделяем свои дела по принципу важности и срочности. Проделывайте подобное упражнение хотя бы раз в неделю. Создайте себе хорошую привычку — наблюдать за тем, как вы ориентируетесь в рабочих и личных задачах.
Эксперимент со временем
Пример из жизни
Поток дел в аптеке нескончаем. Утром — поставка, днем — переговоры с менеджерами дистрибьюторских компаний, между ними как‑то встраиваются короткие визиты медицинских представителей. А еще переоценки, решение сложных ситуаций с клиентами, работа с персоналом. Сложно даже разобраться, сколько и на что расходуется времени. Заведующая Ирина Валерьевна решила провести эксперимент — записывать в течение дня, на что уходит время. Эксперимент длился три дня, и наблюдения оказались весьма содержательными:
- Независимо от цели визита Ирина Валерьевна отводила примерно одинаковое время на общение с партнерами — представителями фармпроизводителей и дистрибьюторов. Делала она это больше по привычке, не оценивая, насколько полезна встреча;
- На общение с менее лояльными, менее самостоятельными сотрудниками у нее уходило времени больше, чем на тех, кто делал свою работу хорошо;
- Самая главная сложность была в том, что сотрудники перекладывали на нее решение ряда вопросов, а она как опытный специалист с энтузиазмом включалась в работу над проблемами;
- В итоге в конце дня приходилось работать без передышки, а дела так и не подходили к концу.
Чтобы выправить ситуацию, заведующая стала делить все свои встречи по принципу пользы и важности на три категории: важные, интересные на будущее, бесполезные. И в зависимости от категории стала регулировать продолжительность общения. Решение проблемы с сотрудниками пришло благодаря новой тактике поведения. Вместо того чтобы разбираться с каждой задачей за своих подчиненных, Ирина Валерьевна стала больше интересоваться их вариантами решения проблемы. «А как ты думаешь, что можно сделать в этой ситуации?», «А с чего бы ты сейчас начал решать эту задачу?», «Ты знаешь ситуацию лучше меня, какие у тебя есть идеи?» — эти вопросы стали неожиданностью для сотрудников, но очень быстро вошли в привычку. Теперь подчиненные приходили не с проблемой, а с вариантами готовых решений. Для работы в конфликтных ситуациях дополнительно был проведен тренинг.
Как вы чувствуете время?
Вы обращали внимание, что в других городах или странах люди могут воспринимать время отлично от нас? В жарких странах, например в Мексике или Египте, «через пять минут» может означать «скорее через пятнадцать». На севере Европы, в Германии или Норвегии, чаще это будет означать «через четыре минуты и пятьдесят семь секунд». А иногда, чтобы почувствовать разницу, и из своего родного города уезжать не надо. Посмотрев вокруг, мы быстро увидим тех, кто хорошо ориентируется во времени, и тех, для кого его течение менее заметно. Разница в восприятии времени определяет те решения, которые нужны, чтобы всё успевать. Определить особенности своего восприятия прямо сейчас поможет небольшой эксперимент:
- Укажите рукой в пространстве, где у вас прошлое
- Покажите в пространстве, где у вас будущее
Обычно получаются два принципиально разных варианта:
1. Прошлое находится позади, за спиной, а будущее впереди, вы можете видеть его перед собой;
2. И прошлое, и будущее находятся где‑то в пространстве перед вами, вы как бы можете провести линию времени и увидеть ее начало и направление.
Люди с первым вариантом восприятия времени хорошо включаются в работу, могут начать действовать сразу, но им сложнее планировать и отмерять, сколько времени уйдет на задачу. Люди со вторым вариантом могут хорошо спланировать весь процесс, но часто испытывают сложности в том, чтобы быстро приступить к делу.
Рекомендации «чтобы всё успевать»:
Для варианта 1: Рисуйте свою «линию времени» на бумаге, отмечайте, сколько вы предполагаете выполнять задачу. Смотрите на часы регулярно, 3–4 раза в час, можно чаще.
Для варианта 2: Определите первый шаг задачи и начинайте действовать как можно быстрее. Помните о том, что в течение дня план может поменяться, важно прямо сейчас приступить к его реализации.
Когда тайм-менеджмент не работает
Тем, кто пробовал внедрять инструменты управления временем, нередко приходилось испытывать разочарование. Зачастую само планирование отнимало столько времени, что лучше бы его потратить на выполнение важных задач. Но еще обиднее было то, что тщательно составленные планы всё равно не удавалось реализовать.
Почему так происходит? Тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, цель которого — повысить эффективность работы. Это происходит только при соблюдении двух правил:
Правило 1: Составлен корректный, реалистичный план.
Правило 2: Вы придерживаетесь этого плана.
Как только мы пренебрегаем одним из правил, рушится вся система управления временем. Давайте посмотрим, по каким причинам данные правила могут быть нарушены:
1) Вы не знаете, сколько времени занимает выполнение задачи:
- Если вы никогда не засекали специально, какой временной отрезок вам требуется на выполнение определенной задачи, очень велика вероятность запланировать меньше времени, чем нужно;
- Если задача вам хорошо знакома, часто кажется, что вы выполните ее гораздо быстрее, чем окажется на деле;
- Если задача абсолютно новая, вообще крайне сложно прогнозировать время на ее выполнение. В ходе работы могут выясниться десятки мелких деталей, о которых вы даже не догадывались;
2) В плане не заложено время на задачи, которые возникают внезапно.
Кто‑то зашел с важным поручением, руководству вдруг понадобились данные за позапрошлый период, произошла конфликтная ситуация с клиентом… Вы не успели оглянуться, а время, отведенное на решение запланированного вопроса, куда‑то утекло;
3) При планировании не были учтены ваши биологические и социальные потребности.
В течение рабочего дня мы многократно отвлекаемся: обменяться с коллегой последними новостями, налить себе воды, ответить на смс. Часто это происходит не из‑за слабой самоорганизации — нашему мозгу нужен отдых, переключение внимания на другую деятельность. Эта деятельность далеко не всегда рабочая, но на нее тоже уходит время. А еще в разгар напряженного дня она бывает так увлекательна, что совсем не хочется возвращаться к рабочим вопросам;
4) Отклонения от плана, на который было потрачено достаточно много времени, приводят к разочарованиям в планировании.
Мы откладываем книжки по тайм-менеджменту на полку и действуем по ситуации.
Зная общие причины, которые создают неразбериху в управлении временем, гораздо проще выработать правила, которые помогут нам успевать больше.
«Метод помидора»: как кухонный таймер помогает управлять временем
Возможно, вы видели в магазинах с товарами для дома милые и забавные таймеры в форме овощей и фруктов. С одним из таких таймеров связан прекрасный и удобный метод управления временем — «метод помидора». В его основу лег временной отрезок длиной в двадцать пять минут — время работы таймера. Франческо Чирилло, автор метода, предложил разбить свой день на «помидоры» — отрезки времени по двадцать пять минут, в рамках которых вы без отвлечений концентрируетесь на решении одной задачи. В отличие от привычных методов, вы держите в фокусе внимания не то, что вам надо успеть сделать дело до определенного момента, а то, что ближайшие двадцать пять минут вы будете сфокусированы именно на данной задаче и ни на чем другом. После звонка таймера у вас будет пять минут на отдых и выбор, какой теме посвятить свой следующий «помидор».
Для всех тех, кто привык фокусироваться на конечном результате, метод помидора выглядит поначалу несостоятельным. У многих возникают внутренние возражения: «Как это так, не концентрироваться на сроке завершения? Я так до вечера с чем‑то могу просидеть и ничего другого не сделать!». Однако на практике становится понятна удивительная эффективность метода помидора. Не напрягаясь, не загоняя себя в жесткие рамки, не переживая о том, что можно не успеть, вы получаете целых двадцать пять минут времени высокой концентрации на задаче. Как только у вас вырабатывается навык работы с «помидорами», все дела начинают делаться быстрее.
Как применять «метод помидора»:
- Подготовьте отдельный блокнот, чтобы фиксировать возникающие во время «помидора» неожиданные задачи и идеи. Также подготовьте таймер, он крайне важен в начале применения метода. Во многих телефонах сейчас есть эта функция;
- Составьте список важных дел на сегодня, запишите их на лист;
- Выберите то дело, которому будет посвящен ваш первый «помидор» и отложите список дел;
- Включите таймер и двадцать пять минут занимайтесь только выбранным делом;
- По звонку таймера остановитесь — допишите цифру, договорите мысль, но обязательно остановитесь;
- Запишите, что выполнили один «помидор», и с удовольствием отдохните пять минут;
- Посмотрите в свой список дел и примите решение, будете ли вы прямо сейчас продолжать предыдущее дело или есть что‑то более важное для следующего «помидора». Определились? Тогда продолжайте с пункта 2.
Как только вы начнете применять данный алгоритм, вы познакомитесь поближе и со всеми помехами, которые будут активно противостоять вашей сконцентрированной работе. Для помех у вас есть отдельный блокнот. Как только на горизонте появляется сотрудник с вопросом, приходит сообщение, звонит телефон, и вы снимаете трубку — фиксируйте эти помехи в блокноте. Старайтесь как можно быстрее их ликвидировать. Говорите сотруднику, что готовы поговорить через десять минут, не используйте мобильный, пока у вас «идет помидор», записывайте хорошие идеи, но реализуйте их только тогда, когда текущий «помидор» уже закончен.
Маленькими шагами к новым привычкам
Новый способ поведения — это всегда вызов. Далеко не все люди вокруг готовы к переменам нашего поведения, да и нам самим в начале пути часто кажется, что мы ведем себя как‑то неестественно. Чтобы сделать предложенные алгоритмы и рекомендации частью своей жизни, есть небольшой секрет: поощряйте себя за каждый небольшой шаг к новому поведению. Позитивное подкрепление творит чудеса, и вы очень скоро заметите, как время стало работать на вас!
2243 просмотров
Поделиться ссылкой с друзьями ВКонтакте Одноклассники
Нашли ошибку? Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter.Читайте по теме
зарегистрированным пользователям