Первый год заваптекой

Хорошие солдаты, не мечтающие стать генералами, наверное, все‑таки есть. Равно как и хорошие провизоры, не мечтающие стать заведующими. Ведь руководство — это тяжелый труд: как подчиненный, ты отвечаешь только за себя и за свою работу, а как заведующий — за результат труда целого коллектива людей. Тем, кто решился взять на себя эту ответственность, особенно важно верно сделать первые шаги в начале ­пути.

Шаг 1. Вникнуть в суть

Если руководителем аптеки стал провизор, который ранее имел опыт заведования аптекой, обучить его куда легче. Но что делать, если заведующим стал специалист без опыта работы на руководящей должности? Это не критично, уверяет Наталья Лаптева, начальник отдела персонала сети аптек «Максавит», — главное, чтобы он был готов к этому: «Начинающему заведующему важно еще до вступления в должность оценить свои организаторские способности, в том числе способность к обучению».

Прислушайтесь к коллегам. Начинающим заведующим не стоит пренебрегать конференциями и семинарами для руководителей. А если в вашей сети действует система обмена опытом между заведующими, не пропускайте подобные мероприятия — это может значительно повысить вашу компетентность, комментирует директор аптечной сети «Аптека 03» Олеся Калиянц. "Как правило, на таких собраниях происходит "разбор полетов", — объясняет она. — Ставятся новые задачи, презентуются новые методы работы, в ходе чего руководители доносят до заведующих свое видение работы, а сами заведующие обмениваются опытом, делятся подходами к решению рабочих вопросов. Все это можно использовать в работе".

Получите допобразование. «Пункт 5 Положения о лицензировании фармацевтической деятельности от 22.12.2011 г, утвержденного Постановлением Правительства РФ №1081 (в редакции от 15.04.2013 г), разрешает руководство аптекой в городской черте провизору со стажем работы не менее 3‑х лет или фармацевту с опытом работы не менее 5‑ти лет и при наличии сертификата специалиста-провизора, — комментирует Наталья Смирнова, ведущий консультант по подбору персонала кадрового агентства «КАУС-Медицина». — Как видим, провизор с соответствующим опытом работы может стать заведующим "как есть", но в такой ситуации я все‑таки рекомендую пройти дополнительное обучение по профильной специальности — это станет существенным преимуществом при трудоустройстве и может сильно упростить жизнь и соискателю, и работодателю». Однако перед тем как получать дополнительное образование, трезво оцените свои силы, предупреждает заведующая аптекой сети ООО «Эверест» Мария Трухина: «Совмещать дополнительное образование с основной деятельностью начинающему заведующему нелегко, так что лучше приступать к этому спустя какое‑то время после того, как войдете в курс дела и разберетесь с текущими ­делами».

Будьте собой. Если вас назначили на должность заведующего, значит, руководство обратило внимание на определенные качества, которые у вас уже есть, отмечает Олеся Калиянц: «Как правило, в каждой аптеке есть первостольник, потенциал которого выше занимаемой должности. И, планируя открытие новой аптеки, руководитель уже знает, кого можно рассматривать в качестве кандидата на должность заведующего. Поэтому не старайтесь быть другим человеком — оставайтесь профессионалом, оттачивая свои ­навыки».

Шаг 2. Все успевать

Закономерный итог любого повышения по службе — появление новых обязанностей. Но первостольник, ставший заведующим, с большой вероятностью еще продолжит исполнять и прежние, предупреждает Наталья Смирнова. Чтобы научиться все успевать, потребуется время, однако можно ускорить этот процесс, воспользовавшись простыми ­советами.

Составляйте планы. Текущие — на неделю, на месяц, и перспективные — на квартал, год и больше: чем четче вы пропишете то, что надо сделать, тем проще вам будет ориентироваться в своих обязанностях. Часто заведующие получают те или иные задания на день от офисных сотрудников, но необходимости четко планировать свой день это не отменяет, комментирует Наталья Лаптева: «У нас в компании предусмотрен регламент работы заведующего, который создан в рабочей программе в виде событий в календаре. Но помимо этого, заведующему необходимо наметить задания для фармацевтов, и важно не только раздать поручения, но и контролировать их ­выполнение».

Делегируйте обязанности. Во-первых, это позволит вам выказать свое доверие подчиненным, во‑вторых, расчистит ваш рабочий график для более важных дел, комментирует Мария Трухина: «Делегировать полномочия следует компетентным сотрудникам, готовым выполнять данную работу. При этом у всего, что вы поручаете делать подчиненным, должен быть четкий, оговоренный заранее результат и четкие сроки выполнения, а сам подчиненный должен быть обеспечен необходимыми для выполнения задачи ресурсами». Однако не нужно забывать и о том, что некоторые полномочия заведующей делегировать не стоит по умолчанию, напоминает Наталья Смирнова: «Можно делегировать рутинные вещи — контроль чистоты и порядка в аптеке и на рабочем месте, контроль ценников, сроков годности и т. п. А вот учет перепоручать не стоит: ошибки в этой сфере караются сурово, вплоть до уголовной ­ответственности».

Шаг 3. Управлять коллективом

Управление коллективом начинается с момента вступления нового заведующего в должность: по первым словам и действиям нового руководителя подчиненные будут судить о том, какой он управленец. По мнению Натальи Смирновой, с линейным персоналом лучше всего работает не либеральный, а авторитарный стиль управления: «Аптека — это не офис, тут другой уровень ответственности, и, как следствие, необходимо четко контролировать ­подчиненных».

Насколько жестко будет контролироваться дисциплина в коллективе, каждый руководитель решает для себя сам. «Будет ли эффективен в вашем коллективе метод "кнута и пряника" — зависит не только от вас, но и от коллектива, — уверена Мария Трухина. — Наверное, стоит лишать части премии за постоянные опоздания на работу или за регулярные долгие разговоры по телефону в рабочее время. Но даже в этом случае начинать нужно с беседы с подчиненным и "бить рублем" только в том случае, если человек по‑другому не ­понимает».

Подайте пример. Идеальным руководителем быть трудно, гораздо проще и, пожалуй, важнее быть тем, кто является авторитетным примером для остальных, считает Наталья Лаптева: «Заведующий должен строго требовать соблюдения трудовой дисциплины от подчиненных, но в первую очередь — от себя самого. Так, он обязан вовремя приходить на работу и уходить с нее, докладывать об отлучках как вышестоящему руководству, так и коллегам, чтобы они всегда были в курсе, где их ­руководитель».

Будьте точны. Чем четче прописаны должностные инструкции, тем меньше вопросов к заведующей у подчиненных, комментирует Мария Трухина: «Убедитесь, что все работники с ними ознакомлены — это резко снизит число конфликтов по рабочим вопросам. Также имеет смысл четко формулировать рабочие задачи — это позволит получить предсказуемый результат». При этом даже наличие четких правил оставляет место для маневров, добавляет Наталья Лаптева: «Всегда есть исключения из правил, и если они редки и действительно оправданны, то стоит подойти более лояльно к некоторым моментам: идите навстречу подчиненному, если это ­уместно».

Соблюдайте субординацию. Наиболее сложным для новоиспеченного заведующего является руководство тем коллективом, из которого он сам только что вышел, комментирует Мария Трухина: «В такой ситуации есть свои плюсы — ты знаешь своих коллег, знаешь, чего от них ожидать, и всегда можешь воздействовать внушением там, где другому пришлось бы вводить наказания. Но есть и минусы: коллеги, с которыми заведующий ранее был "на короткой ноге", могут ожидать преференций, а обязанности приходится распределять в зависимости от квалификации ­работников».

В этом случае заведующей стоит четко разграничить дружбу и деловые отношения, советует Олеся Калиянц: «Даже если новоиспеченная заведующая является лучшей подругой подчиненной, не стоит это демонстрировать на работе: дружба дружбой, а обязанности и ответственность теперь разные. Важно обсудить этот вопрос в самом начале, тем самым задав тон будущей работе, и в дальнейшем просто придерживаться партнерских отношений, не выделяя любимчиков и ­аутсайдеров».

Не ломайте то, что работает. Это касается заведующих, которые получают для руководства сработавшийся коллектив, комментирует Мария Трухина: «Сформировавшийся коллектив — это в какой‑то степени лучше для начинающего руководителя. Потому что вносить коррективы — обсуждать графики работы, распределять обязанности и так далее — куда проще, если в коллективе есть взаимопонимание и поддерживается рабочая атмосфера. Имейте терпение выслушать предложения своих подчиненных — и не пропустите ценные идеи, которые смогут пригодиться в ­дальнейшем».

Шаг 4. Наладить контакт с руководством

Общение с вышестоящим руководством — еще одно «новшество» в работе бывшего первостольника, ставшего заведующим. Теперь он должен не просто общаться с руководством, но и воплощать его идеи в общении со своими подчиненными. И эта коммуникация будет тем проще, чем прочнее налаженный с руководством контакт, считает Наталья Смирнова: «Начинающему заведующему следует понять, насколько удобно ему будет работать с учредителем или непосредственным руководителем — когда взаимопонимание возникает сразу, работать потом легко, в противном случае его придется налаживать. Придерживайтесь в общении делового тона, старайтесь больше слушать, чем говорить, отвечайте на вопросы только по делу, если просят пояснить — поясняйте развернуто, оперируя фактами, а не ­эмоциями».

Проявляйте инициативу. Без нее — никуда, констатирует Олеся Калиянц: «Робость и нерешительность не украшают руководителя — скорее, наоборот. Заведующему аптекой важно не бояться высказывать свое мнение, даже если оно не является популярным: если предложение не было принято однажды, это не значит, что не нужно предлагать что‑то в следующий раз — инициатива важна и похвальна в любом ­проявлении».

Говорите об интересах компании. Донося до руководителя мысль о том, что необходимы определенные перемены, говорите в первую очередь о том, какова будет конкретная польза для компании, советует Мария Трухина: «Например, в совершенствовании нуждается программное обеспечение — "будет меньше ошибок", изменить график работы в час пик — "люди не будут уходить". Выбирая правильную форму подачи, вы увеличиваете шансы на то, что ваше предложение будет понято и ­принято».

Вовремя сообщайте о проблемах. По мнению Олеси Калиянц, заведующий должен не только уметь в доступной форме доносить до своего коллектива распоряжения, которые получает от руководства, но и поддерживать «обратную связь»: «Не нужно замалчивать проблемы: похвально, если вы можете самостоятельно справиться со сложными ситуациями, но иногда лучше сообщить об этом руководству, не откладывая решение проблем в долгий ящик». При этом, добавляет эксперт, если непонятно, как разрешить ту или иную проблему, не нужно отправлять к вышестоящему руководству подчиненного — лучше проконсультироваться самостоятельно: «Таким образом, первостольник получит от вас не только указания, но и помощь в решении текущих проблем, что укрепит ваш авторитет в ­коллективе».

Шаг 5. Справиться со стрессом

Работа заведующего аптекой — многообразна, резюмирует Олеся Калиянц: если провизору или фармацевту достаточно выполнять свои обязанности, то заведующей нужно еще уметь проконтролировать работу подчиненных. В том числе — вникнуть во внештатные ситуации, которые могут возникнуть в аптеке, комментирует эксперт: «Большая часть сложных ситуаций связана с возвратами: несмотря на то что по закону это запрещено, зачастую люди все равно приходят и просят обменять или принять к возврату лекарственное средство. Бывает, что это перерастает в конфликт, и к решению проблемы подключается заведующая: главный навык здесь — уметь, не переходя на крик, объяснить покупателю, почему невозможно вернуть ­деньги».

Как следствие, новоиспеченный заведующий может очень быстро «выгореть», если вовремя не научится отрешаться от рабочих проблем — хотя бы на какое‑то время, комментирует Мария Трухина: «Первое время будет нелегко — придется учиться всему и сразу, возможно, и задерживаться на работе. Главное в адаптационный период — сохранить спокойствие: грамотно распределять время, планировать свою работу и, конечно, отвлекаться в свободное время: старайтесь решать рабочие проблемы на работе, чтобы дома они вас не ­тревожили».