Инициатива наказуема

«Больше всех надо?»

Проявлять инициативу на работе бывает ой как непросто. «У нас и так все хорошо» – главное возражение, которое слышит почти каждый инициатор. Зачем менять что-то в выкладке товара, в ассортименте или стандартах работы с покупателем, если продажи идут, план выполняется и зарплата выплачивается? Большинство людей боятся, что перемены могут привести к худшему, и поэтому стараются задушить любые нововведения.

Есть и другая причина, по которой инициатор, едва открыв рот, встречает сто возражений, – это менталитет, который достался нам с советских времен. «Сиди и не высовывайся», «всяк сверчок знай свой шесток», «тебе больше всех надо?», «не лезь не в свое дело» – такими «вдохновляющими» фразами принято встречать предложения что-то улучшить в работе. Инициатива воспринимается как нечто опасное: будешь слишком активным – вызовешь раздражение коллег, предложишь что-то новое – заставят внедрять. Да и руководитель старой формации не жаждет инициативы со стороны подчиненных, он может принять инициативность за желание «подсидеть» его. Так и врага себе в лице начальника можно нажить. В общем, одни неприятности от этой инициативы. Может быть, действительно выполнять приказы руководства и не лезть со своими идеями?

«Руководитель приказал – мы делаем» — такой подход, безусловно, удобен, но только до тех пор, пока все идет гладко. А что если продажи начали падать, а вместе с ними исчезающе маленькой становится и зарплата? Вот тут новые идеи сотрудников могут оказаться как нельзя кстати. Впрочем, вместо того чтобы тушить пожар в виде падающих продаж, лучше заниматься профилактикой и постоянно стараться повысить доходность своей компании.

Что чаще всего предлагают инициативные фармацевты и провизоры своим руководителям? «Обычно предложения касаются выкладки, допродаж и прочих стимулирующих к покупке мероприятий», – отмечает Юлия Минакова, руководитель отдела рекламы и маркетинга холдинга «Фиалка» (Санкт-Петербург).

Поступают и более масштабные идеи: «Мы постоянно получаем рационализаторские предложения совершенно разного рода, – рассказала нам Татьяна Гончарова, начальник департамента управления персоналом ЗАО «Фармакор» (Санкт-Петербург). – Из последнего хотела бы выделить предложение создать единую информационно-справочную программу, которая позволяла бы видеть ассортимент своей аптеки и других аптек «Фармакор». Эта идея реализуется в данный момент и очень помогает нам в работе. Очень много поступает предложений об организации работы фармспециалиста. Так, например, по просьбе сотрудниц первого стола одной из аптек мы изменили покрой халатов. Форма стала более удобной и привлекательной, что отметили наши покупатели».

Для руководителя аптеки предложения первостольников очень ценны: «Фармацевты – это глаза аптеки, которые видят порой намного больше, чем сам руководитель, поэтому у меня отношение к идеям сотрудников положительное», – комментирует Сергей Шарагин, один из учредителей этой аптечной сети, коммерческий директор аптечной сети «Балтика-мед» (Санкт-Петербург).

Быть инициативным выгодно для самого сотрудника – если его идеи способствуют росту прибыли компании, то и его собственный доход растет. Кроме того, стараясь предложить что-то новое, проанализировать глубже бизнес-процессы компании, специалист растет профессионально и продвигается по карьерной лестнице. Однако зачастую первостольники недостаточно инициативны: «К сожалению, рацпредложения от сотрудников я получаю крайне редко, хотя готова выслушать любые идеи, – комментирует Анна Земцова, учредитель и директор Аптеки на Волжском бульваре (Москва). – Как-то я дала сотрудникам задание придумать идеи по улучшению качества обслуживания покупателей, но при этом не услышала чего-то интересного, были озвучены стандартные условия скидок для покупателей. Почему-то сейчас тенденция такова, что первостольник, как правило, инициативы не проявляет. Если идеи поступают, то только от заведующего аптекой».

«Предложения от сотрудников мне поступают, но на 99 процентов – это идеи по улучшению производственных условий труда самих первостольников, – отмечает Сергей Шарагин, «Балтика-мед». – Вопросы развития бизнеса большинству сотрудников не очень интересны, а те, кто активно этим интересуется, обычно в скором будущем меняет свое рабочее место на кабинет заведующей».

Где и как предложить идею

Предложения сотрудников – это бесплатный источник идей для развития бизнеса. Поэтому прогрессивные компании всячески стимулируют сотрудников предлагать идеи и используют различные методы их сбора.

Конкурсы идей

Некоторые компании устраивают конкурсы на лучшую идею, заводят электронный ящик для сбора идей или ставят коробочку для идей прямо в коридоре компании. Крупные компании, в которых работают тысячи сотрудников, собирают идеи через свои сайты в Интернете. «Наша компания – это крупнейшая сеть в Северо-Западном федеральном округе, в ней работает около 2500 человек. И чтобы обеспечить качественную обратную связь с сотрудниками первого стола, мы провели несколько качественных изменений в структуре нашей компании, – рассказывает Татьяна Гончарова, «Фармакор». – Например, в штате отдела по лицензированию теперь работают инспекторы, которые практически каждую неделю бывают в закрепленных за ними аптеках и не только контролируют исполнение должностных инструкций и нормативных актов, но и общаются с фармспециалистами, собирают их отзывы».

Во многих компаниях авторы лучших проектов получают призы. Подарком может стать диплом за инициативность или даже денежная премия. «В нашей компании инициатива поощряется. У нас есть как материальная мотивация, так и нематериальное поощрение. Регулярно выбираются лучшие сотрудники аптек», – рассказывает Юлия Минакова, «Фиалка». Крупные компании за идеи дарят подарки, например, недавно в одной  российской компании сотрудникам, которые предложили лучшие идеи, подарили сотовые телефоны и MP3-плееры. Но самое приятное – это то, что сами проекты были внедрены.

Прямой контакт с руководством

В самых демократичных компаниях дверь к руководителю, что называется, всегда открыта. «Руководство нашей компании открыто к предложениям. Всегда есть возможность пообщаться с генеральным директором лично, в том числе и у работника первого стола, – комментирует Юлия Минакова, «Фиалка». – Однако чаще первостольники общаются с директорами аптек, а они, в свою очередь, озвучивают идеи на регулярных собраниях в конце месяца. Мы действительно прислушиваемся к мнению работников, которые работают в “полях” и не понаслышке знают о трудностях в работе аптек. Если идеи направлены, например, на улучшение выкладки, то часто этот вопрос решается внутри аптеки и не выносится на общее согласование».

Если в вашей компании не проводятся конкурсы идей, то лучший способ предложить проект – обратиться с ним непосредственно к руководителю. «У нас в аптеке инициатива поощряется. Сотрудник может подойти ко мне лично, чтобы высказать какие-то свои предложения, или озвучить их на общем собрании коллектива, которое мы устраиваем один раз в месяц», – рассказывает Анна Земцова, Аптека на Волжском бульваре (Москва).

Совещания как способ обмена идеями активно используют и в сети аптек «Фармакор»: «В нашей компании постоянно проводятся встречи между руководителями аптек и руководителями подразделений компании, – рассказывает Татьяна Гончарова. – Большинство сотрудников Центрального офиса “Фармакор” до этого долгое время работали в аптеках. Это во многом позволяет поддерживать связь с аптеками и распространять полезный опыт».

«Мозговой штурм»

Это способ коллективного поиска решения, который руководители используют, когда проблема особенно сложна. Для успеха мозгового штурма важно создать атмосферу коллективного творчества, свободного общения. Чтобы раскрепостить участников мозгового штурма, можно провести его в необычной обстановке, например, за чаепитием. Важно собраться в удобное время, когда можно полностью отключиться от работы на полчаса-час. Руководитель должен объяснить, что принимаются самые смелые, оригинальные и даже фантастические решения. Идеи нельзя критиковать, а можно только фиксировать на доске или на листе бумаги. Главное, чтобы у всех участников заработала фантазия, и они предложили как можно больше вариантов, а выбрать из них самые эффективные лучше позже. Чаще всего инициатором мозгового штурма выступает руководитель, но можно провести его и внутри коллектива самостоятельно, чтобы выдать шефу уже готовые идеи.

Идея: правила сервировки

Итак, у вас возникло уникальное рацпредложение. Кажется, что все только его и ждут, и руководитель сейчас вас похвалит и предложит внедрить ваш проект. Вы отправляетесь к начальству со своей идеей, и вдруг оказывается, что она никому не нужна. Конечно, во всем виноват недальновидный руководитель и равнодушные коллеги... Стоп, а может быть, вы просто неправильно «сервировали» свою идею, выбрали не те аргументы, чтобы ее предложить?

Пример неправильной инициативы

Эту историю рассказала нам Наталья, заведующая аптекой. Несколько лет назад она работала провизором. Они с коллегами поняли, что хотели бы изменить график работы таким образом, чтобы в час пик в аптеке оказывалось одновременно три специалиста, а в более спокойные часы – только два. Наталья отправилась к заведующей с этим предложением и сказала примерно следующее: «При нынешнем графике мы не успеваем обслуживать всех клиентов, давайте изменим график». В ответ она услышала: «Если не успеваете обслуживать клиентов, учитесь работать быстрее». Наталью оскорбило, что в ответ на инициативу она получила критику. Но теперь, глядя на ситуацию с позиции руководителя, Наталья считает, что просто неправильно аргументировала свою идею. Нужно было подчеркнуть актуальную для заведующей проблему – очереди в аптеке в час пик, а значит, снижение качества обслуживания и объема продаж. Далее нужно было обозначить, какую выгоду принесет изменение графика: увеличение продаж в час пик, поскольку клиенты не будут уходить, испугавшись очереди. И, наконец, стоило придумать ответы на возможные возражения: например, если руководитель скажет, что изменения создадут путаницу в графике работы, показать ему согласованный со всеми коллегами проект графика. А если он продолжит сомневаться, предложить провести эксперимент – ввести новый график с подсчетом объема продаж в часы пик по итогам месяца (который готов провести сам инициатор идеи).

Вопрос №1. Какую важную проблему помогает решить идея?

Четко сформулируйте ответ на этот вопрос. Имейте в виду: там, где вы видите проблему, руководитель может ее не видеть. В этом случае, аккуратно подбирая слова, расскажите ему о ситуации. Например: «В течение всего месяца мы с коллегами отметили: – с тех пор, как из ассортимента исключили более дешевую лечебную косметику, общие продажи косметики упали, потому что покупатели отказываются от покупки дорогих наименований».

Нередко бывает, что проблема сотрудника для руководителя проблемой не является. Например, подчиненному кажется, что совещания затянуты, и он говорит руководителю: «Я знаю, как сделать наши совещания более эффективными». Но с чего он взял, что руководитель считает их неэффективными? Скорее всего, в ответ сотрудник получит что-то вроде: «Я сам знаю, как их сделать эффективными!». Так что лучше сделать акцент на другом, например: «У меня есть идея, как стимулировать сотрудников более структурированно высказываться на совещаниях, а это сэкономит Ваше время и рабочее время всех».

Вопрос №2. В чем выгода?

Самая плохая идея – та, реализация которой выгодна только вам. Подумайте о том, каковы интересы руководителя. Чаще всего главные интересы – это повышение прибыльности компании, уменьшение издержек, увеличение оборота. Также среди интересов могут быть такие, как – уменьшение текучки кадров, привлечение квалифицированных специалистов в компанию, повышение мотивации сотрудников. «Любая инициатива, ведущая к росту оборота, интересна всем, потому что зарплата сотрудников в немалой степени привязана к выручке, – комментирует Сергей Шарагин, «Балтика-мед». – Убедить руководителя в целесообразности идеи можно, привязав саму идею к увеличению дохода предприятия».

С этим мнением согласна и Анна Земцова, Аптека на Волжском бульваре (Москва): «Мое мнение: сотрудник всегда убедит руководителя, если будет с ним разговаривать языком цифр. Например: “Я предлагаю сделать то-то, компания при этом затрачивает 3 копейки, но через месяц мы окупим эти 3 копейки и еще 1 копейку заработаем”».

«Я бы, прежде всего, посоветовала сотрудникам в любом своем предложении оценить экономическую составляющую, – рекомендует Татьяна Гончарова, «Фармакор». – Современный предприниматель в первую очередь обращает внимание именно на это. Часто предложения, которые, казалось бы, не имеют прямой экономической составляющей, могут привести к росту продаж. Например, у нас по просьбе коллектива одной из аптек была выполнена перепланировка в торговом зале, что позволило сократить время на обслуживание одного покупателя, а как следствие — увеличить продажи».

В каждой компании «горящими» могут быть разные проблемы. «Это увеличит продажи и повысит прибыль», «это снизит издержки на логистику», «это привлечет опытных специалистов к нам в сеть» – обосновывать выгодность идеи нужно на языке руководителя. «Если предложение сотрудника требует крупных материальных затрат, ему необходимо предоставить расчеты, какую-то аналитику, на основе которой можно будет делать выводы о коммерческом успехе мероприятия», – отмечает Юлия Минакова, «Фиалка».

Вопрос №3. Что принципиально нового в вашей идее?

«Это мы уже пробовали», – так часто «зарезает» опытный руководитель инициативу молодого сотрудника. Поэтому, прежде чем предлагать свою идею, пообщайтесь с коллегами, узнайте, какие меры принимались ранее для решения волнующей вас проблемы, какими были результаты. Если что-то подобное вашей идее уже делалось, подумайте, как с тех пор изменились условия рынка, возможно, сейчас более удачный момент для подобной же меры. Подумайте также, в чем ключевые отличия вашей идеи от других способов решения проблемы.

Вопрос №4. Что возразит вам руководитель?

Составьте список вопросов, которые, скорее всего, задаст вам руководитель. Придумайте ответы на все его возможные возражения. На этом этапе зачастую самому автору идеи становятся очевидны ее слабые места, и проект приобретает новые формы, становится более продуманным. Желательно также, чтобы проект находился в зоне вашей ответственности. Идеи в духе «Я хочу, чтобы она» – обычно обречены остаться нереализованными. Будьте готовы взять на себя внедрение проекта.

Резюме

Если в вашей голове постоянно роятся идеи о том, как улучшить бизнес-процессы на вашем рабочем месте, то, возможно, вы принадлежите к тому довольно редкому типу людей – «идейщикам», которые умеют генерировать новые интересные проекты. Не сдерживайте себя, предлагайте свои идеи руководителю. Главное – научитесь подавать эти идеи в нужном ракурсе, чтобы сразу была видна выгода и для руководителя, и для всей компании.